TON, Inc.
Una marca emblemática avanza con la gestión digital de documentos
Una marca emblemática avanza con la gestión digital de documentos
TON, Inc., una empresa checa orgullosamente independiente, lleva fabricando muebles de madera curvada desde 1953 y conserva la misma calidad artesanal que el innovador en mobiliario Michael Thonet originó en 1861. Los productos de TON han ganado varios premios, entre ellos el Good Design, el Red Dot Design Award y el Czech Grand Design. La demanda global se satisface gracias a su propia red de ventas y a sus empleados remotos. La empresa necesitaba una agilidad cada vez mayor, al tiempo que se enfrentaba a un aumento del tráfico de correo electrónico y al reto de unos sistemas heredados basados en papel ineficaces que habían supuesto un problema importante para el procesamiento de facturas. Con Konica Minolta como socio sólido, TON implementó una solución digitalizada de flujo de trabajo y gestión de documentos. De este modo, TON pudo reducir drásticamente los tiempos de gestión de documentos en toda la empresa, con toda la información en un solo lugar y rápidamente recuperable.
Un paso hacia el futuro
Las prácticas de gestión documental existentes en la empresa ralentizaban los procesos básicos y el desarrollo general de TON. Carecía de un portal de almacenamiento común para facturas, información de productos y documentación. Los datos se registraban en diferentes directorios y en múltiples sistemas, lo que impedía el acceso remoto a información como facturas, contratos y productos relevantes. Las facturas a menudo se perdían en el trasiego entre departamentos o se paralizaban por completo cuando los responsables de su aprobación trabajaban fuera de la oficina.
TON buscaba una oportunidad para almacenar de forma centralizada documentos como contratos comerciales o pedidos. La falta de dicho almacenamiento hacía que fuera muy difícil y llevara mucho tiempo obtener una visión general del estado actual de cualquier contrato activo y presentarlo al auditor de forma relevante. En contabilidad, la falta de acceso remoto había creado en el pasado graves problemas: «Teníamos un gran problema cuando un empleado estaba fuera de la oficina durante varios días y no podía aprobar o comprobar un documento concreto y no podíamos introducirlo en los libros», recuerda Robert Valentík, director de ventas de TON. «En consecuencia, la dirección no disponía de información oportuna sobre los proyectos, las actividades de la empresa y los resultados de la misma».
Asociación con Konica Minolta: la elección probada
En busca de una forma de aumentar la eficiencia de los procesos, generar ahorros y proporcionar a sus empleados acceso a información vital en cualquier momento y lugar, TON solicitó la ayuda de Konica Minolta, que fue seleccionada de entre una lista de diez proveedores. Al elegir a Konica Minolta como proveedor de confianza, TON decidió implementar una solución que combinaba Microsoft SharePoint como plataforma de almacenamiento de documentos con K2 blackpearl, una plataforma de software para crear y ejecutar aplicaciones de procesos empresariales. Esta combinación proporcionaba exactamente los sólidos servicios de formularios, integración y generación de informes que TON necesitaba.
«La selección final del proveedor se decidió en función de las referencias», afirma Robert Valentík. «Visitamos a varios clientes de Konica Minolta, que nos mostraron K2 blackpearl en la práctica. De hecho, confirmamos nuestra selección de esta manera».
Al inicio del proyecto, los consultores de Konica Minolta colaboraron estrechamente con el equipo de TON para realizar un análisis exhaustivo de vuestras necesidades y requisitos específicos. Para Robert Valentík, este paso fue crucial: «En retrospectiva, considero que el análisis de implementación fue de gran importancia, ya que, gracias a su minuciosa preparación, pudimos cumplir con el presupuesto y el plazo del proyecto, algo poco habitual en proyectos de tal envergadura».
A la hora de elegir la solución junto con Konica Minolta, para TON era esencial que el entorno fuera fácil de usar y que el departamento de TI interno pudiera crear sus propios formularios y configurar procesos en K2 blackpearl. La facilidad para hacerlo resultó clave en la decisión de seleccionar la solución, lo que quedó demostrado durante la implementación y a medida que los empleados de TON se familiarizaban con los nuevos procesos.
Los especialistas en TI de TON trabajan ahora en el entorno K2, donde prueban procesos, formularios y otras iniciativas más pequeñas. El proceso de formación de los miembros del equipo para ello resultó sencillo, y el director de ventas, Robert Valentík, observó que el trabajo con Konica Minolta para desarrollar las habilidades se llevó a cabo en «un entorno agradable y a un ritmo tranquilo», y dos empleados de TON aprendieron a modelar nuevos procesos y a proporcionar nuevas soluciones de soporte para el sistema en unos tres meses.
El departamento de TI está entusiasmado con la implementación de otras iniciativas lideradas por el departamento, y el equipo puede realizar pequeños ajustes en el sistema por sí mismo gracias a la plataforma K2. Los requisitos más complejos son resueltos por el experimentado equipo de consultores de Konica Minolta.
Impulsar el negocio con operaciones más rápidas y flexibles
Una ventaja clave de la solución K2 y SharePoint implementada por Konica Minolta es su facilidad de acceso para los empleados de toda la empresa. El nuevo sistema cuenta con una intranet moderna y fácil de usar a la que se puede acceder a través de un navegador web normal. Además de reunir todo en un solo lugar, la solución reduce la necesidad de instalar software específico en las estaciones de trabajo de los usuarios, lo que elimina los costes de mantenimiento e instalación. La gestión del servicio de asistencia informática y el procesamiento de facturas están ahora totalmente automatizados.
K2 blackpearl también ha demostrado su valor gracias a la combinación de accesibilidad y facilidad de uso, que se plasma en la aplicación móvil K2. «Cuando veo que el director general puede aprobar las facturas recibidas en su teléfono móvil durante sus viajes de negocios al extranjero, me confirma que tomamos la decisión correcta», observa Robert Valentík. Al eliminar la carga que supone la búsqueda de documentos en papel, TON ha logrado un ahorro de tiempo diario estimado de quince minutos por empleado.
«El trabajo con documentos digitalizados es mucho más cómodo y los datos se pueden transferir a otros sistemas de información», comentó Robert Valentík. «Creo que la solución K2 blackpearl en la plataforma Microsoft SharePoint sería beneficiosa para cualquier empresa que quiera optimizar sus procesos y simplificar la administración».
Robert Valentík
Director Comercial, TON a.s.
«Esta solución es beneficiosa para cualquier empresa que desee optimizar sus procesos y simplificar la administración. Trabajar con documentos digitalizados es mucho más cómodo y los datos se pueden transferir a otros sistemas de información. Sin embargo, una ventaja aún mayor del sistema es que hemos reducido el flujo de documentos a través del sistema de quince días a solo tres, lo cual es muy positivo».
El reto
- Superar las limitaciones de los sistemas heredados y garantizar al mismo tiempo una interoperabilidad total.
- Desarrollar la capacidad de almacenar documentos de forma centralizada en formato digital.
- Facilitar el acceso a los empleados de toda la empresa.
- Acelerar los tiempos de procesamiento de documentos y facturas.
La solución
- Tecnología K2 blackpearl BPM
- Plataforma Microsoft SharePoint
Los beneficios
- Se ha introducido una intranet fácil de usar en toda la empresa para mejorar el intercambio de información.
- Automatización completa de la gestión del servicio de asistencia técnica informática y del procesamiento de facturas.
- El tiempo medio necesario para procesar los documentos contables se ha reducido de 15 a 3 días.
- Ahorro medio de 15 minutos al día por empleado al prescindir de los documentos en papel.
- El departamento de TI del cliente puede adaptar la solución a medida que cambian las necesidades.