Eficiencia, agilidad y transformación digital con Waidok
Cómo la Fundación Rey Ardid ha digitalizado su gestión documental y optimizado la contabilización de más de 1.000 facturas mensuales
Fundación Rey Ardid
La Fundación Rey Ardid es una entidad sin ánimo de lucro fundada en 1991 y especializada en la atención a personas vulnerables, especialmente en el ámbito de la salud mental.
A lo largo de 30 años, ha ampliado su actividad a:
- Salud mental
- Atención a mayores
- Formación y empleo
- Integración social
- Empresas sociales
Actualmente:
1.800 profesionales
180 voluntarios
Más de 15.300 personas atendidas cada año
Presente en Aragón, La Rioja y otras regiones, es un referente en inclusión social y bienestar.
El Desafío
El departamento financiero trabajaba con un volumen documental muy elevado:
- Más de 1.000 facturas mensuales
- Más de 4.000 proveedores activos
- Una parte importante de las facturas llegaba en papel
- Incluso las facturas digitales se imprimían para poder archivarlas
Esto generaba:
Procesos lentos
Búsquedas manuales complicadas
Pérdida de tiempo del equipo
Dependencia del archivo físico
La necesidad era clara:
Eliminar el papel, digitalizar y acelerar todo el proceso de contabilización.
«Era imposible buscar la información en las facturas por el gran volumen de papel.»
Daniel Berdiel Gotor, Responsable de Sistemas
La solución: Waidok
La Fundación ya confiaba en Konica Minolta para su infraestructura de impresión, dispone de 30 a 40 equipos multifuncionales, y a través del distribuidor Acesa, conocieron Waidok, la plataforma de gestión documental de Konica Minolta.
La decisión fue inmediata:
«No buscamos más herramientas. Waidok nos sorprendió por la facilidad del proceso de contabilización.»
Daniel Berdiel Gotor
¿Qué es Waidok?
Waidok es la solución de gestión documental que permite digitalizar, organizar y automatizar toda la información de una organización en una sola plataforma. Funcionalidades destacadas:
Gestión integral del ciclo documental
- Desde la captura hasta el archivo y eliminación.
Automatización inteligente
- OCR avanzado con IA
- Extracción y clasificación automática de datos
- Flujos de aprobación rápidos
Seguridad y cumplimiento
- Versionado
- Trazabilidad
- Auditoría completa
Colaboración eficiente
- Acceso centralizado desde cualquier área
- Documentos siempre disponibles y actualizados
Implementación sin complicaciones
La implantación se realizó de forma conjunta entre la Fundación, Konica Minolta y Acesa.
El proceso incluyó:
Sesiones de personalización
Ajustes técnicos
Formación del personal
Acompañamiento continuo del soporte
La Fundación destaca:
- Proximidad y disponibilidad del equipo técnico
- Transición fluida
- Ausencia de incidencias tras la puesta en marcha
Resultados obtenidos
1. Eliminación del papel y digitalización total
Las facturas se reciben digitalmente o se escanean desde los equipos Konica Minolta y pasan directamente a Waidok.
2. Información ordenada y accesible en segundos
La localización de documentos ya no depende del archivo físico.
3. Mayor rapidez en la contabilización
«Se ha notado una agilidad muy importante en los procesos de contabilización.»
4. Integración total con los equipos de impresión
El flujo MFP Konica Minolta → Waidok simplificó todo el proceso.
5. Alta adopción y satisfacción del usuario
«La usabilidad es muy buena. El trabajo se ha vuelto mucho más ágil.»
La Fundación Rey Ardid transforma sus procesos de gestión documental con Waidok
La Fundación ya confiaba en Konica Minolta para su infraestructura de impresión, de 30 a 40 equipos multifuncionales, y a través del distribuidor Acesa, conocieron Waidok, la plataforma de gestión documental de Konica Minolta.
La decisión fue inmediata: «No buscamos más herramientas. Waidok nos sorprendió por la facilidad del proceso de contabilización» Daniel Berdiel Gotor
Desafío
- Eliminar el papel
- Gestionar +1.000 facturas/mes
- Reducir tiempos de búsqueda
- Aumentar productividad
Solución
- Waidok como gestor documental
- Integración con MFP Konica Minolta
- Digitalización inteligente
- Flujos automáticos de contabilización
Ventajas
- Adiós al archivo físico
- Contabilización más ágil
- Documentos ordenados y accesibles
- Alta usabilidad y satisfacción
- Base para extender la digitalización a toda la organización