DZAP designs

Introducción manual

El sistema existente para procesar manualmente las facturas en DZAP no siempre ha sido el proceso de facturación más fiable y eficiente, ya que implica unas 3500 facturas al año. Kim de Jager, asistente de oficina en DZAP, explica: «Antes, nuestras facturas se introducían manualmente, se distribuían internamente en formato papel y, finalmente, se aprobaban en los distintos departamentos. Esta forma de trabajar requería mucho tiempo y papel. También era difícil saber cuándo las facturas se atascaban en el flujo de trabajo».

Referencias

La digitalización del procesamiento de facturas debía dar resultados. Por lo tanto, DZAP se reunió con diferentes proveedores para conocer sus ofertas. Kim: «La solución ECM ofrecida por Konica Minolta nos causó una buena impresión desde el principio. Cuando se estableció el contacto inicial, pedimos referencias de empresas que utilizan esta solución de procesamiento de facturas junto con el paquete ERP AccountView. Todas ellas se mostraron unánimemente entusiasmadas no solo con la solución, sino también con el proceso de configuración y la asistencia proporcionada por Konica Minolta».

Adaptación precisa

DZAP quería digitalizar gradualmente todos los procesos administrativos de su organización: primero las facturas de compra, luego las de venta y, por último, las hojas de horas. Este último proceso era un requisito específico de DZAP. La empresa también tenía otras peticiones, como diferentes tipos de documentos y la distribución automatizada de facturas, así como la necesidad de mantener determinadas operaciones y modos de funcionamiento del proceso anterior. Antes de comprometerse con Konica Minolta, DZAP necesitaba comprobar si todos sus requisitos eran viables desde el punto de vista técnico. Esto demostró que ninguna de sus expectativas era poco realista.

Reajuste permanente

Desde entonces, se han digitalizado los procesos de facturas de compra, facturas de venta y hojas de horas. Kim: «El proyecto se completó sin ninguna interrupción. Nos resultó complicado determinar de antemano lo que se esperaba de nosotros y visualizar cómo sería la solución. Durante la fase de configuración y prueba, colaboramos muy estrechamente —nosotros con nuestro conocimiento del proceso y ellos con su conocimiento de la automatización— y el software se perfeccionó constantemente para adaptarse a nuestras necesidades. Exactamente como se describía de antemano en el documento de flujo de trabajo de DZAP. Nos encantó ver que el consultor fue capaz de tener en cuenta nuestras adaptaciones en todo momento».

Mayor transparencia

Kim y sus compañeros están encantados con el resultado final: «La digitalización nos ha permitido hacer más transparente mucha información administrativa. El personal que utiliza el sistema tiene una visión mucho mejor del proceso y la información es fácil de consultar. De este modo, las partes implicadas, tanto nuestros clientes como nuestros proveedores, pueden estar mejor informadas, de forma más rápida y fiable».