bridgingIT

bridgingIT es una consultora de digitalización alemana con alrededor de 700 empleados en diez ubicaciones repartidas por toda Alemania. Ayudan a sus clientes en sus proyectos de cambio. La consultora ha sido galardonada como la empresa más digital de Alemania. Pero, ¿cómo se convirtió en pionera digital en Alemania? La solución en la nube Workplace Pure de Konica Minolta contribuyó a ello. Gracias a ella, brigdingIT ha podido digitalizar los últimos procesos en papel y trasladarlos a la nube. Al modernizar y actualizar la infraestructura, también han podido reducir el esfuerzo y los costes.

¿Qué empresa alemana es la mejor en la transformación hacia el mundo digital? El SZ Institut, el think tank del periódico alemán Süddeutsche Zeitung, quería averiguarlo. Junto con Statista, se analizaron más de 3000 empresas con sede en Alemania. A la cabeza de la clasificación resultante «Top Digitale Unternehmen 2023/24», por delante de grandes empresas globales de 26 sectores B2C y B2B diferentes, desde la automoción hasta la venta minorista en línea y la consultoría informática, se encuentra una consultora de digitalización relativamente menos conocida: bridgingIT.

Lejos de la estructura del servidor de impresión

«Creo en el lema «predica con el ejemplo»», afirma Thomas Arens, director de TI de bridgingIT. «Apoyamos a nuestros clientes en proyectos de cambio y digitalización. Por lo tanto, nosotros también tenemos que estar optimizados digitalmente». Recientemente, el objetivo era modernizar y optimizar incluso los últimos procesos basados en papel. «Queríamos deshacernos de nuestra estructura de servidor de impresión, que antes se utilizaba para gestionar los servicios de impresión. Esto requería una conexión al servidor de impresión desde cualquier lugar, lo que resultaba lento y costoso y nos impedía pasar a una estructura exclusivamente en la nube».

La flota de impresoras ya está preparada para la nube

El primer paso fue sustituir toda la flota de impresoras (bridging IT tiene alrededor de 700 empleados en diez ubicaciones en toda Alemania) por modernos dispositivos multifuncionales de Konica Minolta. Esta estandarización por sí sola facilitó su uso y redujo los costes operativos. Sin embargo, el siguiente paso fue emocionante. Esto se debe a que los dispositivos están preparados para la nube y, por lo tanto, pueden conectarse a Workplace Pure, una plataforma de servicios en la nube también de Konica Minolta.

Qué procesos se simplifican y agilizan

«Esta solución en la nube nos ha permitido digitalizar aún más nuestros procesos documentales y hacerlos más eficientes», afirma Arens. Ofrece amplias funciones como Cloud Print, FollowMe Print, Secure Guest Print y muchas más. Workplace Pure ha cambiado significativamente el trabajo diario: se ahorra mucho tiempo en el procesamiento del correo entrante, por ejemplo. Gracias a la solución integrada Scan-to-SharePoint, los compañeros pueden escanear las facturas entrantes directamente al departamento de contabilidad u otros buzones de correo. Muchos empleados, a su vez, trabajan desde casa y ahora pueden preparar documentos desde allí, o mientras viajan, y luego imprimirlos colectivamente en cualquier oficina. Incluso con procesos predominantemente digitales, una firma a través de DocuSign no siempre es suficiente. En el área de recursos humanos o para documentos bancarios, todavía se requiere «tinta azul».

El premio «Top Digital Company 2023/24» se basa en una encuesta realizada a más de 33 000 empleados, que proporcionaron información sobre el estado de la infraestructura interna de sus respectivas empresas, la apertura a nuevos métodos y otros aspectos. Por lo tanto, solo es posible obtener un buen resultado con un alto nivel de satisfacción de los empleados. Workplace Pure contribuye a ello al simplificar y agilizar los procesos de trabajo.

Elevados requisitos de protección de datos

bridgingIT trabaja con muchos clientes de sectores estrictamente regulados, como los bancos. «Por lo tanto, tenemos requisitos especialmente estrictos en materia de protección y seguridad de los datos», afirma Arens. «Por ejemplo, la infraestructura subyacente debe estar ubicada en Alemania y contar con la certificación correspondiente». Workplace Pure cumple todos estos requisitos. Las certificaciones en las áreas de gestión energética y medioambiental también son bien recibidas por el responsable de TI: «Podemos estar seguros de que con Konica Minolta contamos con un socio respetuoso con el medio ambiente».

La solución es convincente tanto desde el punto de vista técnico como comercial. «Como nosotros mismos somos un proveedor de servicios de TI, exigimos mucho a nuestros socios en este ámbito, como Konica Minolta», afirma Arens: «El hecho de que estemos tan bien digitalizados también se debe a la solución Workplace Pure de Konica Minolta. Gracias a ella, hemos podido digitalizar los procesos basados en papel».

El reto

• Sustitución de la compleja y costosa estructura del servidor de impresión local y consecución del objetivo de una infraestructura exclusivamente en la nube.
• Modernización y optimización de los pocos procesos que aún se realizan en papel.

La solución

• Sustitución de todo el parque de impresoras por modernas impresoras multifunción (MFP) de Konica Minolta.
• Implementación de Workplace Pure y funciones como Cloud Print, FollowMe Print, Secure Guest Print y Scan-to-SharePoint.

Los beneficios

• Mayor facilidad de uso y reducción de los costes operativos
• Mayor digitalización y diseño más eficiente de los procesos que aún se realizan en papel
• Ahorro significativo de tiempo en la tramitación del correo entrante
• Impresión móvil desde cualquier lugar
• Alto nivel de protección y seguridad de los datos Certificaciones de gestión energética y medioambiental