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North West Anglia NHS Foundation Trust

Transformar las operaciones de impresión con un parque de equipos unificado y rentable

North West Anglia NHS Foundation Trust es una entidad pública sin ánimo de lucro, constituida por ley y dedicada al bien común. Presta servicios de atención hospitalaria a una zona de influencia cada vez mayor, que abarca a unos 850 000 residentes de Cambridgeshire, Lincolnshire y los condados vecinos de Norfolk y Bedfordshire. Konica Minolta lleva más de 10 años colaborando con North West Anglia NHS Foundation Trust en el ámbito de la impresión.

Los retos

North West Anglia NHS Foundation Trust quería renovar su parque de impresoras multifuncionales con la ayuda de su socio de toda la vida, Konica Minolta Business Solutions (UK) Ltd. Antes, North West Anglia NHS Foundation Trust tenía más de 100 dispositivos multifuncionales con contratos de impresión independientes para cada uno. Cada contrato tenía una duración de cinco años, y el solapamiento entre ellos hacía que fuera todo un reto gestionar las necesidades operativas y la vida útil del parque en su conjunto.

Además, al existir un sistema de imputación de gastos entre departamentos para la impresión, resultaba difícil calcular con precisión los costes de impresión y alquiler de cada dispositivo para facturarlos al departamento correspondiente. Por otra parte, tener tantos contratos a la vez también complicaba el procesamiento y la gestión de las facturas. La Fundación había llegado a un punto en el que muchos de los dispositivos habían llegado al final de su vida útil y necesitaban ser sustituidos y renovados.

La Fundación quería pasar a un modelo de coste por copia «todo incluido» para racionalizar su gasto en impresión, reducir el desperdicio y simplificar considerablemente sus procedimientos de facturación.

La solución

En estrecha colaboración con Konica Minolta Business Solutions (UK) Ltd, y con el asesoramiento experto de su equipo de cuentas, la Fundación North West Anglia NHS exploró las opciones para renovar su parque de dispositivos de impresión y, al mismo tiempo, reducir los costes y la complejidad operativa. Tras la firma de un contrato de adjudicación directa en octubre de 2023, Konica Minolta instaló un nuevo parque de 235 dispositivos multifuncionales, principalmente en el Peterborough City Hospital y el Hinchingbrooke Hospital, pero también en los centros de Ely y Stamford. Lo más importante es que este modelo cuenta con un único coste por copia con todo incluido para la facturación, con un coste uniforme por cada dispositivo, lo que ha proporcionado una solución flexible y escalable a las necesidades de la Fundación.

Además de instalar los nuevos dispositivos multifuncionales de impresión, Konica Minolta también ha suministrado la última versión del software de gestión de impresión SafeQ, que permite gestionar de forma eficaz y eficiente la impresión y el escaneo e incluye opciones de impresión diferida, impresión móvil, impresión para invitados, gestión de escaneos y contabilidad/recuperación de costes.

Ventajas, resultados, retorno de la inversión, futuro

North West Anglia NHS Foundation Trust cuenta ahora con un único contrato de impresión «todo incluido» con Konica Minolta. Antes, al Trust le facturaban cuatro veces al año, lo que generaba 800 facturas al año repartidas entre los 100 contratos. Ahora esto se ha reducido a un total de ocho facturas anuales, lo que supone un ahorro considerable de tiempo y recursos para el equipo de finanzas.

Además, el modelo de coste por copia del nuevo contrato incluye los gastos de alquiler, por lo que las tarifas son transparentes y justificables, lo que permite a la Fundación imputar con precisión a los departamentos los costes de las copias que consumen. Al tener un coste fijo para cada dispositivo de impresión y que cada departamento pague solo el precio por copia, los dispositivos también se pueden ubicar donde se necesiten sin preocuparse por costes adicionales para el departamento que los acoge. El modelo de coste por copia cuenta con tramos de precios que se revisan anualmente para garantizar que el Trust paga el coste adecuado en función del volumen de impresión y para cubrir los gastos de alquiler. Al contar con un único contrato, el Trust también puede adaptar fácilmente su parque de impresoras para satisfacer las necesidades crecientes o decrecientes, lo que mejora la flexibilidad tanto en la impresión como en los costes.

Dado que la fiabilidad y la disponibilidad de los servicios de impresión son factores clave, North West Anglia NHS Foundation Trust cuenta con unos niveles de asistencia demostrablemente altos. Konica Minolta ofrece revisiones trimestrales con un responsable de excelencia en la atención al cliente que compara el rendimiento con los SLA estipulados, y los últimos resultados mostraron:

  • Un tiempo de actividad realmente impresionante del 99,6 % (con un SLA estipulado del 95 %)
  • Un tiempo medio de recuperación de 5,46 horas (con un SLA que estipula 6 horas)
  • Una tasa de resolución a la primera del 95 % (con un SLA que estipula el 95 %)

Tal ha sido el éxito del contrato revisado de gestión de impresión y del soporte técnico de Konica Minolta, que North West Anglia NHS Foundation Trust también le ha pedido que audite el conjunto de su parque de impresión para buscar nuevas mejoras potenciales en el servicio y una racionalización de los costes.

Mejorando la impresión profesional

Konica Minolta apoya a los profesionales de la impresión y las comunicaciones a gran escala a través de la innovación y las tecnologías más avanzadas, combinando nuestra trayectoria global y nuestra experiencia para hacer realidad la visión de nuestros clientes de un futuro sostenible y más prometedor. Utilizamos nuestro enfoque consultivo «Ignite Discovery» para generar confianza con nuestros clientes e identificar con precisión sus retos empresariales. A partir de esta información, el equipo de expertos de Konica Minolta colabora con una red de socios de confianza y líderes del sector para crear soluciones a medida que cumplan los objetivos de nuestros clientes. Nuestras soluciones de impresión, tanto de hardware como de software, son muy fiables y eficaces, y te ayudan a aumentar la productividad automatizando tareas repetitivas de producción, ahorrando tiempo y dinero, y aportando un valor real que da respuesta a los retos empresariales del mundo real; todo ello mientras te permiten aprovechar al máximo las oportunidades comerciales y las posibilidades que ofrece la impresión.

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