Waidok, de Konica Minolta, convierte la impresora multifunción en la puerta de entrada a archivos inteligentes
Las empresas generan y reciben a diario más documentos de los que pueden gestionar de forma eficiente. Waidok es la propuesta de Konica Minolta para transformar ese volumen de papel en información útil desde el primer paso. Con esta solución, el escaneado desde una impresora multifunción se convierte en el inicio de un proceso automatizado que clasifica, organiza y conecta la información de forma inteligente.
Waidok es la solución de gestión documental de Konica Minolta pensada para capturar, organizar y preservar la información documental de las empresas en una única plataforma. Funciona como un repositorio central que cubre todo el ciclo de vida del documento: captura, indexación, gestión de expedientes, automatización de workflows y búsqueda inteligente, con especial foco en facilitar la colaboración y la productividad dentro de la organización.
Datos estructurados que alimentan procesos
La plataforma de Waidok da prioridad a la digitalización y a la estructuración de la información desde el primer contacto con el documento. Eso significa que la entrada de papel deja de ser una operación aislada y manual: Waidok convierte cada escaneo en datos reutilizables que alimentan procesos como búsquedas, aprobaciones o auditorías, en lugar de quedarse como una simple imagen en un disco.
“Waidok transforma el escaneo puntual en una fuente de datos estructurados que impulsa la automatización y reduce las complicaciones administrativas”, explica Alex Hidalgo, Director de Soluciones de IT de Konica Minolta. “De esta forma, la digitalización deja de ser una tarea para convertirse en una entrada de conocimiento para la empresa”.
Captura donde se genera el documento: la multifunción como punto de datos
Waidok integra la captura directamente en la impresora multifunción: el usuario escanea y el archivo entra automáticamente en el repositorio con los metadatos que correspondan. Este enfoque elimina pasos intermedios (guardar, renombrar, subir) y reduce los posibles errores manuales, transformando la impresora en el primer eslabón de un flujo documental digital ágil.
OCR zonal e indexación inteligente: menos teclear, más acción
El módulo de digitalización incorpora OCR zonal, que permite definir áreas del documento (por ejemplo: NIF, fecha, importe) y extraer esos campos de forma automática para convertirlos en metadatos estructurados. La indexación inteligente, a su vez, reconoce tipos documentales y relaciones entre ellos (pedido - factura - expediente), lo que agiliza búsquedas y reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas.
Ejemplos de aplicaciones muy útiles
- Entrada automática de facturas y albaranes: escaneo, extracción de campos clave e inicio del flujo contable de aprobación sin intervención manual.
- Onboarding y gestión documental de clientes/proveedores: digitalización de contratos, DNI y formularios con metadatos que facilitan su localización y disponibilidad.
- Archivo digital: migración de archivos físicos a repositorios estructurados con control de versiones y políticas de conservación.
- Aceleración de procesos operativos: workflows integrados que combinan digitalización, firma electrónica y notificaciones para acortar ciclos de aprobación.
- Onboarding y gestión documental de clientes/proveedores: digitalización de contratos, DNI y formularios con metadatos que facilitan su localización y disponibilidad.
- Archivo digital: migración de archivos físicos a repositorios estructurados con control de versiones y políticas de conservación.
- Aceleración de procesos operativos: workflows integrados que combinan digitalización, firma electrónica y notificaciones para acortar ciclos de aprobación.
- Archivo digital: migración de archivos físicos a repositorios estructurados con control de versiones y políticas de conservación.
- Aceleración de procesos operativos: workflows integrados que combinan digitalización, firma electrónica y notificaciones para acortar ciclos de aprobación.
- Aceleración de procesos operativos: workflows integrados que combinan digitalización, firma electrónica y notificaciones para acortar ciclos de aprobación.
Protección de datos y cumplimiento normativo
Waidok se ofrece como solución cloud y contempla controles de acceso, trazabilidad y políticas que facilitan el cumplimiento normativo que corresponde a cada documento. Además, Konica Minolta ha diseñado despliegues que aprovechan infraestructuras cloud maduras para garantizar disponibilidad y seguridad, un aspecto clave para organizaciones que deben cumplir requisitos como el RGPD.
