El auge de la inteligencia artificial está consiguiendo que las empresas revisen la gestión de sus documentos y sus procesos internos.
El valor de la IA está directamente relacionado con la calidad y accesibilidad de los datos con los que trabaja; esta ha sido la conclusión del análisis de Gartner sobre IA aplicada a la gestión documental. Si una gran parte del conocimiento corporativo se encuentra en documentos no estructurados, correos electrónicos o procesos manuales, es imposible aprovechar todo el potencial de esta tecnología.
A pesar de que la inteligencia artificial ya forma parte de la estrategia de las organizaciones, el verdadero desafío no es implantar asistentes inteligentes, sino alimentarla de la mejor manera posible para que pueda operar de manera eficiente.
Una gran parte del tiempo no productivo de la empresa está asociado a la gestión de la información: empleados que dedican demasiado tiempo a localizar documentos, innumerables versiones de un mismo archivo, aprobaciones que quedan sepultadas en la bandeja de correo electrónico, información de reuniones difícil de ubicar, expedientes desperdigados en distintos repositorios, contratos en papel o facturas con introducción manual de datos.
Por este motivo, Konica Minolta ofrece soluciones capaces resolver este problema, de encontrar un contrato en segundos, poder traducir de manera automática un documento, que varios empleados trabajen a la vez sobre un mismo archivo, automatizar la aprobación de facturas o buscar información dentro de una gran cantidad de ficheros.
«La gestión documental ha evolucionado mucho. No tiene sentido que pasemos de almacenar grandes cantidades de papel a almacenar grandes cantidades de archivos digitales. Se trata de conseguir que la información esté disponible cuando sea necesario, que se automaticen los procesos, se conecten los departamentos, facilitando la colaboración, y se construya una red que alimente las herramientas de IA con información fiable. La productividad del futuro dependerá de cómo las compañías gestionen su conocimiento en el presente», ha asegurado Inês Oliveira, Product Specialist ITS Portugal and Spain.
