Impresión comercial

Cómo beneficiarse de unos procesos de impresión digital eficientes

Desde el trabajo hasta el pedido de material, pasando por el producto impreso acabado y empaquetado: los impresores que digitalizan sus procesos trabajan de forma más productiva.

25.06.2024
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Los flujos de trabajo han cambiado. Los escenarios de trabajo se han vuelto más fluidos. Se quieren combinar distintas soluciones, servicios y ofertas. Ha llegado el momento de que las imprentas digitalicen sus flujos de trabajo para trabajar de forma más productiva y eficiente internamente. La cuestión central es: ¿cómo puede tener éxito la digitalización en el backend de las imprentas? Revelamos las respuestas en esta entrada del blog.

En primer lugar, nos fijamos en una imprenta digital que ya utiliza soluciones de software modernas basadas en Internet. Para los clientes que realizan una consulta individual en el portal online o en la solución web-to-print, lo ideal es que éste calcule un sistema de información de gestión (MIS) inteligente y basado en la web. Calcula de forma independiente la mejor ruta de producción, los centros de costes correspondientes, los materiales necesarios, los costes de fabricación y el precio de venta. El personal de la imprenta utiliza esta información para crear el presupuesto con un clic del ratón, lo envía rápidamente y el sistema le recuerda que debe consultarlo con el cliente al cabo de unos días. El software identifica automáticamente el material que falta y activa las sugerencias de pedido, las imprentas y el personal transmiten todos los datos actuales del trabajo y la planificación de la producción calcula automáticamente el despliegue de los compañeros pertinentes.

Las ventajas de un flujo de trabajo digital para una imprenta son evidentes: los procesos se automatizan digitalmente, el flujo de trabajo se ejecuta eficazmente sin intervención humana que cometa errores, y los pedidos se procesan de forma rápida y rentable. Esto permite a los empleados concentrarse en asesorar a los clientes.
 

Consejo nº 1: Utiliza sistemas MIS basados en la web 

Las imprentas tradicionales suelen seguir calculando individualmente, un proceso que lleva mucho tiempo. El principio del artesano que considera cada trabajo como algo único está anticuado. Hoy en día, cada vez más clientes calculan los precios de sus productos impresos online en cuestión de segundos, con la ayuda de soluciones MIS basadas en la web y habilitadas para la nube. Así puedes mejorar los procesos de la empresa. El procesamiento de pedidos, el sistema de preimpresión, las imprentas y la contabilidad financiera intercambian datos entre sí y se comunican simultáneamente con los sistemas externos de los remitentes de paquetes, la banca online, los servicios de pago o las calculadoras de CO₂, etc. De este modo, los procesos digitalizados se ejecutan en varias plataformas sin interrupción y abarcan toda la cadena de valor y el sistema de flujo de trabajo.
 

Consejo nº 2: Conecta en red a todos los participantes en el flujo de trabajo 

Como impresor, debes centrarte en la comunicación en red entre personas y máquinas. Los procesos de producción del flujo de trabajo digital pueden controlarse en todo el mundo a través del portátil e Internet, pueden ejecutarse los pedidos y otra información puede pasarse a este extremo, enlaza los procesos de pedido y las comunicaciones de los clientes que recibes a través de tu tienda, portales de pedidos e interfaces de trabajos directamente con el MIS basado en web. El software y las bases de datos que utilizan los clientes, como un sistema de gestión de activos para web-to-print, también deben integrarse en el sistema de gestión para agilizar los procesos de producción. Los proveedores de materiales también pueden vincularse directamente a tu imprenta. En cuanto una materia prima del almacén alcanza un nivel de pedido, se puede transmitir un pedido automático desde el sistema directamente a la empresa suministradora. El proceso interno se complementa y completa con la transferencia automática de datos a proveedores de pagos, empresas de logística, proveedores o portales de valoraciones. El control automático de los procesos entre todas las personas y sistemas implicados aumenta considerablemente la productividad, al tiempo que reduce los costes de las operaciones de impresión. Tus clientes y proveedores de servicios también se benefician, porque disfrutan de una experiencia de compra perfecta y de un flujo de trabajo fluido y sin interrupciones.

Consejo nº 3: Utiliza al personal de forma más inteligente 

El cálculo, la carga, la edición o el pedido y el pago implican nuevos procesos y flujos de trabajo digitales a nivel interno. Por tanto, con la introducción de un MIS basado en web, debes adaptar y estandarizar los procesos operativos para mejorar la productividad. Los empleados sólo tienen que realizar actividades relevantes para la toma de decisiones, desde el pedido hasta la entrega del material impreso. Las tareas sencillas, como la generación e impresión de documentos, las notificaciones por correo electrónico o las transferencias de datos, las puede realizar el propio sistema.

Además de reducir los costes de proceso por pedido, los empleados tienen más tiempo para las ventas y el asesoramiento a los clientes. Estas simplificaciones no sólo se notan en la producción de impresos; la contabilidad financiera, las compras y los compañeros de expedición también se benefician de la contabilidad y la reclamación automatizadas, el repedido automático, el seguimiento y la impresión de etiquetas de expedición.
 

Consejo nº 4: Piensa y actúa con agilidad   

El requisito previo para la realización de procesos digitalizados no son sólo las soluciones técnicas, sino, sobre todo, los empleados de la empresa. Cuanto más y más rápido pueda adaptarse el flujo de trabajo digital a los requisitos internos y a las expectativas del cliente, más flexible debe ser el personal de la empresa para reaccionar ante ellos. Las directrices e instrucciones rígidas son cosa del pasado. El impresor debe ser siempre capaz de adaptarse. Esto sólo funciona con métodos de trabajo ágiles, que deben introducirse sistemáticamente en una empresa.

Consejo nº 5: La digitalización es cosa del jefe 

Quienes introducen procesos digitalizados suelen transformar una empresa desde sus cimientos. Es imprescindible que la dirección marque el rumbo de este cambio: sólo ella puede llevar consigo al personal y marcar las pautas para una digitalización exitosa. Los empleados conocen las necesidades de los clientes, la demanda de calidad y servicio, la eficiencia y la optimización de costes. La dirección tiene un interés intrínseco en el éxito de la empresa y la responsabilidad de desarrollar nuevos modelos de negocio y servicios digitales. La digitalización estratégica no es una tarea del departamento de IT, como muchos siguen pensando. Y, por desgracia, el cambio sostenible a menudo sólo surge en las empresas cuando la dirección experimenta una amenaza existencial de la competencia y reconoce así la urgencia del cambio. Entonces, como muy tarde, es el momento de actuar, de sustituir lo probado por algo nuevo, y de vigilar de cerca el mercado.
 

Valor para digitalizarse 

Daniel Baier, director general de Rehms Druck, una imprenta alemana de servicios integrales situada en la frontera holandesa, explica cómo la eficacia de los flujos de trabajo da sus frutos en la práctica: “Con las soluciones de Konica Minolta hemos dado un gran paso hacia la automatización. Como cada vez enlazamos digitalmente más pedidos de los sistemas de tienda abierta y cerrada con otros dispositivos y sistemas, podemos automatizar los procesos, a pesar de nuestra gran variedad de productos. Desde la entrada y tramitación de pedidos hasta el almacén, nos beneficiamos de la automatización”.

Las empresas de impresión que quieran generar más ingresos y reducir costes no pueden evitar los procesos integrados y digitalizados. Es la única forma de conseguir mejores márgenes y una mayor elasticidad de precios en el mercado. Integrando a los clientes en los procesos de la empresa y mejorando la comunicación, puedes ofrecer a tus clientes no sólo tarjetas de visita y folletos, sino soluciones, valor añadido y propuestas de venta únicas. Así te distinguirás claramente de la competencia en la red.

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