Impresión comercial

Adelántate a la competencia con la gestión del control de costes

Con estas medidas, las imprentas pueden controlar sus costes y mantenerse un paso por delante de la competencia.

06.08.2024
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Las empresas del sector de la impresión deben vigilar constantemente sus costes, sobre todo teniendo en cuenta el fuerte aumento de los costes del papel y la energía. Hay muchas medidas que se pueden tomar, desde precios de compra bien negociados hasta la introducción de sistemas de gestión de costes.

¿Por qué es importante un control eficaz de los costes?

La gestión de los costes de impresión consiste en identificar la forma de reducir el gasto en trabajos de impresión. El objetivo es aumentar los beneficios de la empresa. El uso del control de costes muestra el gasto total de la operación de impresión en materiales, energía, personal, máquinas y software. Proporciona información sobre las áreas en las que se incurre en más o menos costes.
 

En las compras está el beneficio

Los precios del papel, las etiquetas y los materiales de embalaje están constantemente en los mercados de compras. Por tanto, se trata de un enfoque prometedor para el control de costes y el potencial de ahorro. Por un lado, se pueden negociar condiciones especiales con los proveedores de toda la vida. Otra opción es utilizar grupos de compra o redes de compra más grandes, por ejemplo para el papel. Estas redes dan a las imprentas acceso a una base de datos de precios del papel y les permiten ver los precios de compra en tiempo real y utilizarlos para gestionar sus procesos de cálculo. En tiempos de crisis, los miembros de un grupo de compra también se benefician de una relación estable con la industria papelera. Esto aumenta sus posibilidades de recibir una entrega rápida de papel y consumibles, incluso en caso de cuellos de botella en el suministro.

Impresión ágil

En el pasado, las grandes cantidades de pedidos, los elevados niveles de existencias y los largos plazos de entrega eran la clave de las ventas. Los cuellos de botella en el suministro de papel durante y después de la pandemia de coronavirus han demostrado lo vulnerable que es este planteamiento. Además, los altos niveles de existencias inmovilizan capital innecesariamente y generan costes elevados. La capacidad de imprimir tiradas cortas y entregarlas en el menor tiempo posible está revolucionando el negocio de muchas imprentas. En lugar de depender de previsiones de ventas basadas en datos pasados y requerir niveles de existencias adecuados, las imprentas pueden mantener existencias mínimas y reponerlas cuando sea necesario. Las empresas ágiles tienen muchas más oportunidades de responder a las tendencias utilizando la producción bajo demanda en lugar de depender de previsiones a largo plazo. Además, sólo se imprime lo que se necesita en ese momento, lo que protege la liquidez de la imprenta y del cliente, al tiempo que reduce el impacto sobre el medio ambiente.
 

Comprobación de las ineficiencias del proceso de producción

Los flujos de trabajo en el proceso de producción a menudo ocultan elementos de alto coste y, por tanto, un potencial de ahorro correspondiente. Merece la pena revisar tus propios procesos de principio a fin y replanteártelos si es necesario. Esto se debe a que muchas imprentas trabajan con plazos cortos y continuos ajustes de pedidos. La planificación de la producción con tiempos de preparación optimizados apenas es posible. El resultado es el doble de costes de preparación en la producción. La producción de impresión automatizada, en particular, aporta beneficios cuantificables. Reduce los residuos y minimiza los tiempos de preparación. La integración de todos los procesos, desde la aceptación automatizada de pedidos hasta la realización de la secuencia de producción mediante una cadena de procesos digital, reduce el esfuerzo administrativo. Los nuevos pedidos pueden programarse automáticamente en función del tiempo y la optimización dinámica calcula una secuencia de producción optimizada para todos los pasos del proceso. Lo ideal es que un flujo de trabajo de este tipo funcione en la medida de lo posible sin intervención humana, independientemente de si se trata de tiradas largas o cortas, distintos tipos de sustratos o diferentes formatos de impresión.
 

Los modernos sistemas de impresión digital ahorran material y energía

Si quieres ahorrar en tinta y papel, deberías plantearte invertir en modernos sistemas de impresión de producción, especialmente sistemas de impresión digital. Por ejemplo, disponen de sensores de soportes que detectan automáticamente el tipo y el gramaje del papel y realizan de forma fiable los ajustes adecuados para garantizar una aplicación óptima de la tinta. Las nuevas máquinas de impresión también son más respetuosas con el medio ambiente y consumen menos energía. Además, algunos fabricantes como Konica Minolta ofrecen botellas y cartuchos de tóner fabricados con material reciclado. Éstos se recogen y se rellenan. Estas medidas relativas a la producción con ahorro de recursos también ponen de relieve la conciencia medioambiental de una empresa de impresión y son adecuadas como argumentos adicionales en las conversaciones de venta.


Monitoriza los costes automáticamente

Además de las medidas de control de costes ya mencionadas, una solución de control ayuda cuando una imprenta realiza numerosos proyectos para muchos clientes. Se puede utilizar un código de facturación para asignar los costes incurridos a cada proyecto. Así es mucho más fácil facturar a los clientes los costes exactos de impresión. Los gráficos y los informes de gestión ayudan a realizar análisis y proporcionan una visión rápida y completa. A menudo, las soluciones de control también pueden utilizarse para crear informes personalizados. Con estos informes transparentes, las imprentas pueden reconocer rápidamente dónde está su potencial de ahorro.
 

Comunica transparencia en los costes

Debido al rápido aumento de los costes del papel y la energía, las empresas deben plantearse si deben mostrar estos bloques por separado y cargarlos a sus clientes. Ahora existen funciones que almacenan los respectivos cargos por energía y papel por separado para cada centro de costes. Además, estos valores se utilizan para calcular los costes de papel y energía de cada pedido y, si es necesario, se muestran por separado. Si cambian los precios de la electricidad, por ejemplo, pueden ajustarse al índice energético actual con un recargo especial. Otra ventaja de gestión es que pueden incluirse en el presupuesto las reservas de precio para estas cifras. El desglose por separado también es útil como base de discusión para pedidos posteriores. Esto permite a las imprentas mantenerse flexibles sin tener que ajustar constantemente sus tarifas horarias.

Tanto si las imprentas están ahorrando en compras, mejorando y digitalizando procesos, invirtiendo en nuevos sistemas y software de impresión o calculando bloques de costes de forma transparente, la reducción de gastos es un proceso continuo que las imprentas deben revisar y adaptar constantemente. Por eso es muy importante que se mantengan al día y apliquen medidas de gestión eficaces. Las imprentas que controlan y reducen sus gastos generales mejoran su competitividad.

Control de costes mediante una visión precisa

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