Cómo ayudar a tus empleados a aprender las habilidades de Microsoft 365

Para ayudar a los empleados nuevos y antiguos a sentirse cómodos con Microsoft 365 y a empezar a aprovechar su potencial. es importante proporcionar directrices corporativas claras, formación a medida y libertad para ayudarles a ayudarse a sí mismos como parte de su desarrollo continuo. 

Independientemente de dónde se encuentren tu organización y tus empleados en su viaje hacia Microsoft 365, aquí tienes seis consejos esenciales que puedes empezar a introducir hoy mismo:

Seis consejos para formar a tus empleados en Microsoft 365

1. Especificar la herramienta adecuada para cada tarea

Es importante que todos los miembros de la organización adopten el mismo enfoque respecto a las herramientas digitales que utilizan para comunicarse y colaborar. Lo ideal es tener una estrategia de comunicación claramente definida que destaque qué herramientas utilizar para cada tarea.

Un buen ejemplo de ello es acabar con la excesiva dependencia del correo electrónico en el lugar de trabajo. Adoptar la política de utilizar el correo electrónico de Outlook para comunicarse externamente (debido a su ubicuidad e interoperabilidad con otros sistemas de correo electrónico), mientras se utilizan herramientas de mensajería y colaboración (como Microsoft Teams y SharePoint) con los compañeros internamente es una forma mucho más eficiente y eficaz de colaborar y centralizar documentos, datos y proyectos.

2. Aprovecha los itinerarios de aprendizaje de Microsoft

Para algunos empleados, puede haber un vacío de conocimientos o falta de experiencia en el uso de todas o algunas de las herramientas disponibles con Microsoft 365. Afortunadamente, Microsoft ofrece una serie de opciones de autoayuda y autoaprendizaje que pueden ser de gran ayuda. Una de ellas son los itinerarios de aprendizaje o Learning Pathways. Los itinerarios de aprendizaje son una herramienta de formación diseñada para ayudar a las organizaciones a impulsar la adopción y el dominio por parte de los usuarios de las herramientas de Microsoft 365. Microsoft ofrece una experiencia tutorial guiada, proporcionando contenido formativo seleccionado, personalizable y a la carta. Una pregunta habitual es: “¿Son gratuitos los itinerarios de aprendizaje de Microsoft?” La buena noticia es que sí y son accesibles para todos los que lo necesiten. Los itinerarios de aprendizaje de Microsoft están disponibles en distintos idiomas, siempre actualizados con las últimas versiones, y se incluyen automáticamente en las tres licencias de Microsoft 365 (Estándar, Premium y Empresarial) y pueden desbloquearse fácilmente en el Centro de Administración.

Con tantas organizaciones que utilizan SharePoint Online como base de su intranet interna, tiene mucho sentido integrar Microsoft Learning Pathways en este sitio web de comunicación. De este modo, se garantiza que todos los empleados tengan acceso instantáneo las 24 horas del día para actualizar y aprender nuevas habilidades, cuando y donde quieran.

3. Aprovecha la “Ayuda” en Microsoft Teams

Microsoft Teams tiene una sección de “Ayuda” extremadamente útil que ofrece tres importantes áreas de información: Noticias/Novedades, Formación y Temas.

Con la continua evolución de Microsoft 365, es importante que todo el mundo (con experiencia o nuevo en la plataforma) se mantenga al día de las últimas mejoras y las características más novedosas. Una de las mejores formas de hacerlo es consultar regularmente la sección “Novedades”. Se puede acceder a ella directamente y a través de la función de búsqueda de Microsoft Teams escribiendo “/whatsnew”.

La sección “Formación” ofrece una serie de videotutoriales, Inicio Rápido y una fantástica introducción a Teams para principiantes, que muestra cómo utilizar el Chat, compartir archivos y muchas otras tareas esenciales que los nuevos empleados deben conocer desde el primer día. También hay tutoriales útiles sobre cómo crear un Equipo, trabajar con invitados externos y una introducción a los canales, junto con vídeos más detallados sobre la creación y el uso de canales.

Mientras tanto, la sección “Temas” agrupa convenientemente los vídeos tutoriales por tipo, facilitando la navegación, la búsqueda y la transmisión de vídeos relevantes relacionados.

4. Crea documentación y tutoriales claros

Si tienes los recursos y la capacidad, puedes utilizar, por supuesto, tus propios materiales más allá de la formación proporcionada por Microsoft. Para animar a los empleados a mejorar sus conocimientos y comprensión de Microsoft 365 y sus herramientas, considera la posibilidad de crear documentación y videotutoriales fáciles de usar que puedan aprovechar los empleados nuevos o sin experiencia. Estos recursos deben cubrir los aspectos básicos, como definiciones generales de las herramientas de Microsoft 365, casos de uso, tareas habituales, mejores prácticas y consejos para solucionar problemas.

Si sigues el segundo consejo y activas Microsoft Learning Pathways en SharePoint Online, también podrás añadir allí estos nuevos materiales. De este modo, crearás automáticamente una base de conocimientos informativa y fácil de usar.

6. Solicita los comentarios de tus compañeros para una mejora continua

Es importante obtener comentarios de los nuevos empleados sobre sus experiencias con las herramientas de Microsoft 365 durante su proceso de incorporación. Utiliza estas valiosas opiniones para identificar áreas de mejora en la formación y para perfeccionar los materiales de apoyo.

El objetivo general es crear un entorno de apoyo en el que los nuevos empleados se sientan capacitados, respaldados y seguros al utilizar las herramientas de Microsoft 365, en lugar de volver a la “zona de confort” de utilizar Outlook y aplicaciones aisladas, que obstaculizan la productividad y el progreso.

El apoyo de los líderes es esencial para animar a los empleados a adoptar las nuevas herramientas. Comparte regularmente historias de éxito sobre cómo estas herramientas han tenido un impacto positivo en proyectos y equipos.

El equipo de expertos de Konica Minolta puede ayudarte a implantar el programa de Aprendizaje e Incorporación de Microsoft 365 adecuado para tu organización, garantizando que se cubran todos estos elementos y que todo tu equipo pueda aprovechar sus potentes ventajas.