Gestión inteligente de gastos

Di adiós a la aprobación de gastos en papel
Ahorra tiempo y dinero con la automatización

Principal Intelligent Connected Workplace Captio

Automatización de la gestión de todos los gastos en papel

Los retos

En su día a día, muchos empleados tienen que presentar gastos a sus empresas. Se trata de un proceso básico, pero que implica varios pasos: recopilar pruebas de los gastos, rellenar formularios, ya sean digitales o en papel, y enviarlos a través de diferentes canales de comunicación. Además, la ineficacia de estos procesos provoca a veces retrasos en los pagos.

Por otro lado, el control de los costes relacionados con la actividad de los empleados puede ser un proceso muy complejo para el departamento financiero. Comprobar y procesar las numerosas facturas que reciben y aprobar los pagos puede resultar una tarea ardua para los equipos financieros.

En definitiva, controlar los costes relacionados con la actividad de los empleados es un dolor de cabeza en cualquier empresa.

Por eso Captio es la solución que facilita el proceso completo de gestión de los todos los gastos de los empleados en la empresa y, además, permite encontrar nuevas oportunidades de ahorro.

Konica Minolta tiene la solución ideal para ayudarte a gestionar los gastos de tu empresa de forma inteligente.

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Sin compromiso ninguno.

INNOVANDO EN LA GESTIÓN DE GASTOS DE TU EMPRESA

Con Captio es posible integrar todo el proceso de gestión de gastos en un único flujo de trabajo digital, eliminando procesos manuales en papel.

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¿CÓMO FUNCIONA?

Captura de gastos
Carga los gastos de diferentes formas:
• Captura los tiques o facturas desde la aplicación móvil o escanealos con la aplicación para escáneres del multifuncional
• Con la homologación de nuestro software por la AEAT, puedes deshacerte de los tiques.

Creación de notas de gastos y supervisión
Genera tus notas de gastos por meses, por proyectos o por viajes en un solo clic.
Recibe los informes de gastos de tu equipo y supervísalos desde tu ordenador o desde tu móvil.

Reembolso de los gastos
Termina el proceso con las herramientas de reembolso de tu empresa.
Captio se integra con tu sistema de nóminas, tu ERP o a través de ficheros SEPA.

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Captio - Gestión inteligente de notas de gastos

Saca el máximo partido a tus recursos

Aumenta la productividad al eliminar las tareas manuales relacionadas con la gestión de gastos.

Ten acceso constante a tus gastos

Crea informes, monitoriza y contabiliza gastos en conformidad con la política de tu empresa.

Controlar los costes relacionados con la actividad de los empleados con Captio es un proceso ágil, sin complicaciones y efectivo.

Di adiós al papel

Elimina el papel: simplifica el proceso de gestión de gastos

Utiliza herramientas intuitivas

Crear informes y monitorizar los gastos nunca fue tan fácil.

FUNCIONALIDADES

Conciliación bancaria

Relaciona automáticamente cada pago efectuado con una tarjeta de empresa con cada gasto realizado.

Gestión del IVA

Consigue mayores deducciones del IVA de los gastos de empresa de los empleados y recupera el IVA nacional internacional de los últimos 4 años.

Módulo SII

Envía los gastos automáticamente a la AEAT y cumple con el Suministro Inmediato de Información mediante un proceso integrado y automatizado.

Kilometraje

Crea distintos grupos de kilometraje en función del tipo de viajero o trayectos habituales.

Viajes

Sincroniza y controla las peticiones de viaje de tu equipo en un solo clic.

Alertas automáticas

Comprueba automáticamente que cada gasto se adhiera a la política de la empresa.

Flujos de aprobación

Generación de flujos de aprobación de gastos a distintos niveles para que el proceso se haga de forma automática como informes de gastos, anticipos y viajes.

Automatización de procesos

Los gastos pueden reunirse en informes que, después de ser enviados, pasan por un proceso de aprobación. Una aplicación crea notificaciones automáticas para los intervinientes en el proceso, lo que lo hace más sencillo y rápido.

Notas digitales de gastos

Captura los gastos a través de la aplicación de tu móvil. La tecnología de Captio convertirá la imagen en texto para digitalizar la información. También puedes personalizar categorías para que te resulte más sencillo clasificar cada gasto individualmente.

Gestión de equipos y departamentos

Personaliza Captio según las necesidades de tu empresa. Crea grupos con gastos específicos y procesos sencillos de aprobación, e incluso puedes configurar un usuario concreto para los reembolsos.

SOLUCIONES PARA LA AUTOMATIZACIÓN TOTAL DE GASTOS

Gastos de empleados

Sistema automatizado adaptado a las políticas de gasto de la empresa e integrado con todos los sistemas de la organización para decir adiós a las tareas manuales y al papel.

Facturas de proveedores

Mejora la gestión y agiliza los flujos de aprobación de las facturas de los proveedores y así poder olvidarse de las montañas de papeles, los recargos por pagos atrasados y la falta de visibilidad.

Tarjetas de empresa

Emite tarjetas de gasto virtuales o físicas para empleados y realiza un control en tiempo real en cualquier punto del proceso del gasto obteniendo visibilidad desde la venta hasta la aprobación del gasto.

Análisis de los gastos

Analiza las políticas de gastos incumplidas, los gastos por proveedor, compara los gastos en diferentes periodos de tiempo y exporta y comparte los datos para crear informes y gráficos. Averigua al detalle quién gasta, qué, cómo y cuándo.

Viajes de empresa

Integración de la agencia de viajes de la empresa y reserva directa de los hoteles, transportes o vuelos para optimizar la gestión de reservas cumpliendo siempre las políticas de la empresa de una forma ágil y ahorrando costes.

5 RAZONES PARA DIGITALIZAR TU GESTIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

Agiliza la gestión de cuentas y optimiza tus flujos de trabajo de cuentas por pagar con las soluciones de Captio.