Definición: ¿Qué es la incorporación?
La incorporación es el proceso de presentar a los nuevos empleados dentro de una empresa. Esta definición no se refiere sólo al primer día de trabajo. Muchas empresas consideran que el proceso se extiende desde que se firma el contrato hasta que se termina el periodo de prueba.
“Nuesto proceso de incorporación en Konica Minolta está diseñado para cubrir los primeros seis meses e incluye un plan de introducción y tutoría que está específicamente diseñado en cada caso. Naturalmente el Departamento de Recursos Humanos está siempre a mano una vez la incorporación se ha completado por si hace falta mantener una charla o responder las preguntas que sean necesarias”.
Objetivos en la incorporación de un empleado:
- Los nuevos empleados deben sentirse bien recibidos e integrarse lo antes posible en el equipo.
- Tienen que relacionarse rápidamente y hacer nuevos contactos, incluyendo otros departamentos.
- Pueden realizar el trabajo que se espera de ellos, y no se les carga ni con demasiado ni con demasiado poco trabajo.
- Los nuevos empleados se quedan en la empresa lo más posible y tienen que recordar con satisfacción su primer día y primeras impresiones de la empresa.
¿Cuáles son las fases de un proceso de incorporación?
Un proceso de incorporación bien estructurado se divide en tres fases:
La fase de preparación se inicia antes del primer día de trabajo. Muchas personas recuerdan su primer día mucho tiempo después, ya se trate del colegio, la universidad o su lugar de formación. Por esta razón el primer día debe ser siempre una experiencia positiva. Es especialmente importante disipar cualquier ansiedad que el nuevo empleado pueda sentir.
“En el pasado se trataba fundamentalmente de transmitir los aspectos básicos de la organización. Hoy en día sabemos que muchos empleados empiezan por querer experimentar nuestra cultura corporativa, el equipo con el que van a trabajar, y nuestros productos. Por eso hemos reestructurado y mejorado nuestro proceso de incorporación”.
Cuando se incorporan a la empresa, da comienzo la fase de orientación. Los nuevos empleados tienen que encontrar y entender su sitio dentro de la estructura de la empresa. Pero también es importante integrarlos en el equipo, para que se sientan bienvenidos.
La fase final de la incorporación es la integración completa en el negocio. Durante esta fase los nuevos empleados tienen que internalizar los valores de la empresa.
Esto les permite identificarse más estrechamente con su trabajo y su nuevo lugar de trabajo, lo cual es un factor muy importante para la retención de los empleados.
Fase de preparación: Crear las condiciones adecuadas
Ciertas tareas de la lista de comprobación de una incorporación tienen que completarse antes de primer día de trabajo, con el fin de reducir las posibles ansiedades:
- Se informa a los nuevos empleados de cómo va a transcurrir su primer día de trabajo y se les proporciona la información relativa al código de vestimenta en el trabajo.
- La recepción tiene que ser informada de la llegada de un nuevo empleado y tiene que recibirle adecuadamente. Tiene que conocer dentro de qué equipo va a trabajar y tiene que acompañarlo hasta allí.
- Su lugar de trabajo debe estar listo para empezar a trabajar, estar limpio y ser acogedor.
- Esto incluye todo el equipo técnico necesario. Los papeles que necesite el Departamento de Administración para hacer los trámites de incorporación tiene que estar listo.
- Idealmente habría que entregar al nuevo empleado un paquete de bienvenida que incluya información sobre la misión de la empresa, un organigrama y un plan de adaptación. Tampoco está mal incluir un pequeño regalo de bienvenida.
Fase de orientación: Bienvenida personal
En las primeras semanas en un nuevo lugar de trabajo no se trata de las tareas que tiene que llevar a cabo el nuevo empleado, sino de presentarlo a la empresa.
- Un tour por la empresa y el mundo de sus productos para que el nuevo empleado tenga una imagen global de su nuevo entorno de trabajo.
- Los nuevos empleados deben tener la oportunidad, durante su incorporación, de conocer a gestores y personas de otros departamentos.
- Es de gran ayuda invitar a los nuevos empleados a comer para que conozcan a todo el equipo. El proceso tiene que incluir a sus responsables inmediatos.
- Un tutor sirve como punto de contacto permanente y puede guiar a los nuevos empleados cuando tengan que relacionarse con personas a las que aún no conocen. Esto resulta de gran ayuda para que puedan familiarizarse pronto con su trabajo.
- Un gestor que actúa como tutor es siempre mucho más efectivo transmitiendo los objetivos de la empresa que una guía.
Truco práctico:
En la sede central de Konica Minolta en Alemania hay una vez al mes un Día de Bienvenida. Esto ayuda a que los empleados conozcan a personas importantes con las que luego pueden tener que tener contacto, con las instalaciones, diferentes sectores de la empresa, los objetivos y la filosofía. En esta jornada se incluye información sobre la organización de los empleados, conciliación entre trabajo y familia y oportunidades para obtener futura formación. Los nuevos empleados pueden también familiarizarse con los productos y procesos más destacados en una sala de demostraciones. Además, se les proporcionan sesiones de formación a través de Skype sobre protección de datos y seguridad en el trabajo. De esta forma todos los empleados reciben el mismo mensaje, y por tanto pueden empezar todos con el mismo paso.
Fase de integración: Identificación con la empresa
Idealmente, el periodo de pruebas tiene que terminar a satisfacción de todo el mundo. El programa de incorporación puede influir para que esto sea así:
- Para mejorar la integración es importante definir los objetivos del plan de incorporación. Así el nuevo empleado sabe en qué dirección tiene que trabajar. Es importante que estos objetivos sean alcanzables en ese periodo de pruebas, y que se reconozca su éxito.
- Para cualquier empleado resultarán atractivas las actividades de team building, la formación y la oferta de un intercambio interno de conocimiento. Los gestores de Recursos Humanos pueden utilizar estas herramientas para aumentar las probabilidades de retención de nuevos talentos, con el fin de que los nuevos empleados se queden en la empresa tanto como sea posible.
- El Departamento de Recursos Humanos debe estar abierto a las preguntas de los nuevos empleados. La información que ellos nos proporcionen sobre el proceso de incorporación nos ayudará a mejorarlo continuamente.
“Un consejo: ¡Demuestra agradecimiento! En el Día de Bienvenida los nuevos empleados tienen la oportunidad de hablar con sus nuevos compañeros que ocupan diferentes puestos en diferentes áreas de la empresa, y así hacen nuevos contactos. A partir de este punto de partida, cada uno de ellos puede iniciar su propio viaje por Konica Minolta”
Consejo para un buen principio
Un buen proceso de incorporación no tiene por qué costarle a la empresa un montón de tiempo o dinero. El proceso se puede normalizar en su mayor parte. Con un plan de incorporación podemos tener cubiertos todos los principios importantes. El plan sirve además para aclararle a todo el mundo su parte de responsabilidad en el proceso de incorporación. Dentro del plan se incluye una lista de comprobación y un calendario que haga que éste se desarrolle en una secuencia lógica y bien organizada.
No olvides que cada persona es diferente, incluyendo la forma en que se adaptan a las novedades. A algunos les llevará más tiempo y menos a otros. El proceso tiene que estar diseñado para ser flexible y permitir que todos participen.
También puede utilizarse un software de incorporación en Recursos Humanos y otros responsables para integrar a los nuevos empleados. Hay software que incluye calendario y notificaciones. Otras herramientas sin embargo están pensadas para los propios nuevos empleados, y les ofrecen por ejemplo formación online, permitiéndoles que participen más activamente en su propio proceso de incorporación.