¿Qué son las herramientas de colaboración?
Las herramientas de colaboración hacen posible el trabajo conectado y descentralizado. Estas herramientas digitales les son muy útiles a las empresas en diferentes áreas y procesos. Hacen que los flujos de trabajo sean más claros y permiten la conversación en salas de chat privadas o de grupo. Las herramientas sirven para recoger y priorizar ideas, estructurando así el trabajo diario. Pero por encima de todo, son vitales para la comunicación.
Efectos de las herramientas de colaboración:
- La productividad aumenta gracias a la comunicación directa
- Mayor claridad en la gestión de proyectos
- Se reducen los niveles de estrés
- Aumenta la satisfacción de los empleados
- Se facilita que los empleados individuales participen en las tareas de organización, posibilitando un trabajo más independiente
- La comunicación ágil estimula el potencial de innovación
Trabajo en equipo mejorado: La creatividad en la nube
Durante una tormenta de ideas (brainstorming), siempre cuesta introducir la propia perspectiva. Pero si personas de diferentes áreas de especialización se reúnen para trabajar en el mismo problema, el proceso creativo da un salto adelante. Por esta razón el trabajo de un equipo conectado produce los mejores resultados. Una tormenta de ideas de grupo en MindMeister o GroupMap posibilita compartir y cotejar ideas a pesar de la distancia. Todos los empleados tienen la oportunidad de involucrarse.
Las herramientas de colaboración también pueden ser útiles cuando se envían imágenes o vídeos en alta resolución, porque es frecuente encontrarse con buzones de correo llenos o la imposibilidad de enviar ficheros adjuntos muy grandes. En este caso, pueden utilizarse herramientas que facilitan la transferencia de ficheros. Los ficheros grandes pueden enviarse utilizando por ejemplo Dropbox o WeTransfer. Así, compañeros ubicados en todo el mundo pueden acceder a los materiales importantes.
Comunicación directa: Analógica y digital
La consultora internacional RW3 CultureWizard ha encuestado por quinta vez a responsables, como parte de su encuesta Global Virtual Teamwork. Esta encuesta fue respondida por 1.620 responsables de 90 países. El 84% de los encuestados, al ser preguntados por qué tipo de comunicación prefieren, respondieron que las comunicaciones virtuales son más difíciles que las cara a cara.
Puesto que la comunicación cara a cara no siempre es posible, se utiliza software como Slack, Microsoft Teams o Yammer. Estas herramientas permiten a los empleados conectar e intercambiar mensajes y ficheros. Slack, Yammer y Microsoft Teams están disponibles en versiones gratuita y premium. Con un coste superior se obtienen más funciones.
Algunos servicios de mensajería, como WhatsApp, Threema o Facebook Messenger, ofrecen también versiones de negocios. Normalmente estas versiones incluyen la posibilidad de enviar ficheros. Algunos de los servicios de mensajería permiten también la integración de otras herramientas, para que los usuarios puedan configurar un interfaz a medida.
Gestión de proyectos transparente con herramientas de colaboración
Para las tareas que tienen que ver con la organización, es especialmente importante la transparencia, de forma que todo el mundo sepa qué tareas y responsabilidades se han asignado a alguien. En la era de la gestión de proyectos ágil y la flexibilidad que conlleva, esto es un reto muy importante.
Todos los empleados tienen también que conocer las fases de un proyecto. Las herramientas de colaboración pueden utilizarse para que esta información esté disponible para todos. Cuando las metas de cada empleado están a la vista de todos, aumenta la actividad y la implicación en la organización. El trabajo se vuelve mejor gestionable, se reduce el estrés y se incrementa la satisfacción de los empleados.
¿Cómo mejoran la organización de proyectos las herramientas de colaboración?
Herramientas como Redbooth, LibrePlan o Trello ayudan en la gestión de proyectos. Con Trello puedes organizar tus tareas de forma similar a como lo harías en una corchera. En un panel se organizan claramente todas las tareas y sus responsables. Puedes asignar tareas, comentarlas y ponerles fecha. Como funciona con cajas flexibles, pueden reorganizarse fácilmente los procesos y mantener siempre una visión global del proyecto.
Redbooth muestra al usuario su lista de tareas actual y permite también un registro de los tiempos asignados al proyecto. El avance del proyecto se registra también fácilmente.
LibrePlan se centra en la planificación de recursos. Mediante la presentación de cargas de trabajo y capacidades, se pueden dividir mejor las tareas y coordinar los proyectos más fácilmente. LibrePlan sirve también para calcular presupuestos y costes.
Wunderlist puede utilizarse para reorganizar y priorizar diferentes tareas. La lista de tareas digital hace más fácil organizar el trabajo diario.
Atrévete a probar distintas herramientas. Muchos proveedores ofrecen un plan básico gratuito o un periodo de prueba para sus productos. Al terminar dicho periodo, tu equipo y tú podéis decidir si la herramienta vale la pena y si os interesa comprarla.
Gestión centralizada, trabajo descentralizado
La existencia de muchas herramientas de colaboración implica que hay una gran oferta entre la que hay que elegir. Si no quieres decidirte por una sola, puedes utilizar varias que incluyan varias funciones. Basecamp y Asana son de gran ayuda en la comunicación, en la gestión de proyectos y en la asignación de tareas. Así puedes establecer un trabajo descentralizado, a la vez que conservas una visión global de lo que ocurre.
Consejos importantes, de los que tienes que ser consciente:
- En el caso de aplicaciones gratuitas, tienes que tener bien claro de hasta qué punto el proveedor tiene acceso a los datos sensibles de los clientes.
- En aplicaciones en la nube, el remitente y destinatario de los datos no pueden considerarse anónimos. Si alguien consigue un acceso ilegal a los datos esto puede convertirse en un problema.
- Antes de elegir una herramienta de colaboración, tienes que determinar su potencial. Es la forma de que su coste sea proporcional al beneficio obtenido.