Software de gestión documental y organización de archivos

Digitalización empresarial y gestión de la información con un completo sistema de control documental

Te regalamos un ebook para ayudarte con tu gestión documental

Digitaliza los documentos de tu empresa

Con la gestión documental, la administración de vuestros documentos empresariales es más fácil que nunca.
 
Todo vuestro archivo estará digitalizado, indexado y clasificado.   Encontraréis más fácilmente vuestros documentos sin perder tiempo.
     
Accederéis a los documentos necesarios para vuestro trabajo en cualquier momento, lugar y dispositivo.   Compartiréis documentos para trabajar mejor en equipo y ser más productivos.
 
   
¿Quieres saber más? Te informamos sobre cómo hacer tu gestión documental con éxito »

La gestión de documentos sirve para todo eso y mucho más. Elige bien tu software de gestión documental y además podréis:
 
Reconocer automáticamente vuestros documentos (p. ej. facturas) para enviarlos a la persona o al proceso adecuados.   Hacer digitalización certificada de las facturas entrantes en conformidad con la AEAT.
     
Gestionar tareas y expedientes para aumentar vuestra productividad.   Hacer firma electrónica de documentos con valor legal.


En tu empresa, ¿quién sabe dónde está cada documento? ¿Y si esa persona está de vacaciones, o de baja, o se va de la empresa? Con un sistema de gestión documental, el conocimiento de la gestión de vuestros documentos está en la empresa, no en los trabajadores. Así todos tendréis acceso a lo que necesitáis, sin depender de la disponibilidad de otro compañero, sin molestar a nadie y, no lo olvides, sin tener que buscar y rebuscar en archivos físicos o carpetas digitales mal indexadas.

Gestionando vuestros documentos de forma profesional, podréis automatizar los flujos de trabajo de vuestros equipos y departamentos, facilitando el acceso inmediato y la colaboración.

Un buen software de gestión documental tiene que proteger la información y cumplir con las estrictas normativas del GDPR/RGPD

Además, un programa de gestión documental debería permitiros trabajar a vuestra manera, tanto si preferís tenerlo todo en vuestro servidor local como en la nube o, ¿por qué no?, de forma híbrida. Vosotros elegís cómo gestionar la información.
 
Ponte en contacto con nosotros y además te enviaremos gratis el ebook “Implantación de gestión documental en una pyme – Guía práctica”, que te ayudará a ponerte en marcha de forma fácil y sencilla con tu proyecto de transformación digital.
 
Si quieres te hacemos una demo »


 

Podemos ayudarte en tu proyecto

Si así lo deseas, te llamaremos para ofrecerte una demostración gratuita de nuestro sistema de gestión documental DocShare, que te ayudará a afrontar con éxito la digitalización de documentos. Además te enviaremos el ebook “Implantación de gestión documental en una pyme – Guía práctica”. ¡Asegúrate de poner correctamente tu dirección de correo electrónico!

Programa Kit Digital cofinanciado por los fondos Next Generation (EU) del mecanismo de recuperación y resiliencia

Konica Minolta es Agente Digitalizador del programa Kit Digital, que puedes aprovechar implantando DocShare.
    

Te ayudamos en tu proyecto de gestión documental

Si necesitas hacer un proyecto de gestión de documentos en tu empresa y no sabes por dónde empezar en esto de la digitalización empresarial, te ofrecemos un sistema documental que es más que un programa de gestión de archivos: es un sistema de gestión de la información que te permitirá el archivo de documentos administrativos y de cualquier otro tipo, integrándolos en flujos de trabajo gracias a nuestro software de control documental. ¡Y lo mejor es que nosotros nos ocupamos de todo, desde la digitalización de tus documentos existentes hasta ayudarte a configurar tus dispositivos!

Piérdele el miedo a la digitalización de archivos. Cuenta con Konica Minolta.
Te ayudamos en tu proyecto y te regalamos un ebook

Algunos ejemplos de uso de un sistema de gestión documental


La gestión documental se puede utilizar, entre otras cosas, para:
 
  • localizar rápidamente un documento archivado,
  • acceder a documentos sin importar dónde se encuentren,
  • eliminar documentos duplicados y dispersos en diferentes ubicaciones,
  • gestionar y digitalizar documentos de forma inteligente,
  • incrementar la seguridad de acceso a los documentos,
  • deshacerte de tus facturas en papel digitalizándolas certificadamente por software homologado por la AEAT,
  • firmar documentos electrónicamente,
  • liberar espacio físico de archivo,
  • cumplir con el RGPD/GDPR y toda la normativa sobre protección de datos personales,
  • trabajar en un entorno colaborativo.

Si necesitas hacer cualquiera de esas cosas o tienes alguna otra idea en mente, necesitas un gestor documental. Además, las posibilidades son enormes. Aquí te mostramos algunos ejemplos de cómo nuestros clientes han aumentado su productividad y eliminado errores gracias a la gestión documental:
 

Gestión de albaranes y facturas de proveedores

Nuestros clientes ya no tienen que conservar cajas y cajas de facturas. Ahora pueden eliminar sus facturas entrantes en papel de manera totalmente legal, certificada por la AEAT.

Las facturas entrantes pasan por un proceso automático que las digitaliza, las reconoce, las tramita y las almacena. Lo mismo se hace con los albaranes. Se automatizan los flujos de trabajo y los documentos pasan por las firmas y aprobaciones que sean necesarias.

La información se comprueba con el ERP de la empresa, y también puede pasar directamente a la aplicación de contabilidad.

¿Te imaginas todo el espacio y el trabajo que te vas a ahorrar?

Gestión automática de expedientes de empleados en Recursos Humanos

Los departamentos de RRHH de nuestros clientes pueden gestionar fácilmente todos los expedientes y su documentación relacionada, cumpliendo además con el RGPD/GDPR y toda la normativa sobre protección de datos personales.

Ahora es facilísimo gestionar las altas y bajas de contratos, las altas y bajas médicas, las liquidaciones y finiquitos, los partes de trabajo... Incluso puedes establecer alertas automáticas de formación y certificaciones de los empleados.

Y todo ello además con firmas digitales para que todo esté perfectamente claro.

¿Te imaginas todo el tiempo que vas a ganar?

Digitalización, reconocimiento y gestión automática de documentos

¡La transformación digital imprescindible en cualquier empresa! Empieza digitalizando tus documentos, y estarás digitalizando tus procesos y por tanto tu pyme.

Los documentos se reconocen y clasifican, se insertan en flujos de trabajo y tareas, se unen a sus correspondientes expedientes, se firman electrónicamente si es necesario...

... Y ya están disponibles para quien tenga que acceder a ellos, y protegidos de quien no necesite verlos. Podrás acceder a ellos desde cualquier sitio, trabajar con ellos, compartirlos, controlar las diferentes versiones, enviarlos a revisión, encontrarlos fácilmente cuando lo necesites...

Es la mejor forma de aumentar la productividad y la satisfacción de los trabajadores.

¿Te imaginas lo que va a mejorar tu trabajo diario?

Invierte un 40% menos gracias a DocShare y libera recursos para otros proyectos.
En solo 8 meses puedes haber recuperado tu inversión, además de ahorrarte dolores de cabeza y frustración trabajando con documentos inalcanzables o inencontrables.
Reduce tus costes operativos entre un 30 y un 35% utilizando un buen sistema de gestión documental.
Además cada trabajador se ahorra unas 10 horas al mes buscando documentos, porque ahora los puede encontrar fácilmente y acceder a ellos desde cualquier sitio.

¿Sabías que...

... DocShare admite todos los formatos?

DocShare permite la incorporación de documentos de cualquier extensión, independientemente de su tamaño.

... DocShare conserva tu forma de trabajar?

Los documentos no se transforman al guardarse, sino que se mantiene el formato original para que luego los puedas ver y editar con la herramienta con la que se crearon, como Word, Access, Photoshop, etc.

... para DocShare la seguridad es lo primero?

Los documentos se almacenan directamente en la base de datos, aumentando así la seguridad, al no ser accesibles desde ningún disco duro por los usuarios.

... nosotros nos encargamos de todo?

Implanta tu solución completa de gestión documental y olvídate de la infraestructura, mantenimiento, copias de seguridad, ancho de banda, etc. ¡Nosotros nos encargamos de todo!

... DocShare facilita el teletrabajo?

Ya tengas personal trabajando desde casa, delegaciones dispersas por todo el país, trabajadores siempre en ruta o visitando a clientes, con DocShare facilitarás el acceso y la colaboración.
    
     

... DocShare habla con tus otras aplicaciones?

Relaciona bidireccionalmente tus documentos y procesos con el resto de tus aplicaciones como CRM, ERP, etc., gracias al módulo de exportación y la API de integración de la gestión documental de Konica Minolta.

Llévate gratis este ebook

En nuestro ebook “Implantación de gestión documental en una pyme – Guía práctica” exponemos los elementos esenciales de una solución de gestión documental, a la vez que te proporcionamos un plan de acción sencillo para abordar un proyecto de implantación de digitalización mediante gestión documental. Es una guía de trabajo con un enfoque realista y práctico, desde el punto de vista de una pyme que requiere abordar su salto al trabajo digital.

En sus 22 páginas hablaremos sobre:

  • El problema de gestionar eficientemente todos los documentos pasados, presentes y futuros
  • Cómo avanzar hacia el espacio de trabajo digital
  • Cómo la gestión documental puede ser la solución
  • Cómo abordar el proyecto desde el punto de vista práctico
  • Algunos casos de uso con ejemplos de aplicación de una solución de gestión documental

Esperamos que la encuentres útil para desarrollar tu proyecto.

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El cuidado del medioambiente y la RSC están en nuestra naturaleza

Sostenibilidad para el planeta y medioambienteKonica Minolta lleva décadas siendo mundialmente reconocida por su responsabilidad medioambiental y social.

Su aparición cinco veces entre las 100 Corporaciones Globales Más Sostenibles del Mundo (“Global 100”), su inclusión en la CDP Climate A List, en todos los índices ESG (Environmental, Social and Governance) del GPIF cinco años consecutivos, en el FTSE4Good Index Series 18 años consecutivos y en el ranking 2022 de EcoVadis, y su nominación como CDP Supplier Engagement Leader 2022, son solo algunas de nuestras credenciales.
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