Imprimir en la nube: nueve razones para hacer el cambio

Seguro que conoce la impresión en la nube, pero quizá no sabe por qué es crítica para su negocio. En este artículo explicamos no sólo por qué es una buena solución, sino la única solución.

Spotify, Google Drive, LinedIn, Instagram; la computación en la nube forma parte de tu día a día. Y ahora, tras el último año de trabajo en caso debido a la COVID-19, se ha apoderado también de tu vida laboral.

Desde los servidores a las finanzas, ocho de cada diez negocios esperan tener más de la mitad de su infraestructura IT basada en la red en 2021, y un 43% esperan que toda su infraestructura resida en la nube. ¿Y por qué no? Es rápido, seguro, mejor para los costes y es eficiente. Pero a pesar de estos evidentes beneficios, muchas empresas aún echan de menos la última pieza del rompecabezas de la computación en la nube: la impresión en la nube. Aquí te explicamos lo que está pasando, y por qué no debería ocurrirte a ti.

Así que, empezando por el principio: ¿qué es exactamente la impresión en la nube? Es una solución que permite que cualquier empleado imprima lo que quiera en cualquier sitio, desde cualquier dispositivo (siempre que disponga de conexión Internet), sin necesidad de disponer de diferentes drivers de impresión o que se conecte a servidores de impresión vinculados a impresoras determinadas. El beneficio más evidentes es la movilidad y la flexibilidad de poder imprimir independientemente de la ubicación, a la vez que se elimina la carga y la complejidad de manejar una multitud de drivers y servidores de impresión. En esencia ofrece más libertad con un menor trabajo, lo cual debería ser un incentivo suficiente en sí mismo. Algunos investigadores dicen que un 39% de las empresas disponen ya de algún servicio de impresión en la nube, aunque algunas se están quedando atrás.

Puede parecer que imprimir en la era digital sea un poco antiguo, y que se tienda a olvidar por pensarse que es algo irrelevante. O quizá a algunos les parece demasiado complicado, demasiado caro o una carga logística excesiva. Sabemos lo ocupados que están muchos departamentos de IT, y que promover en ellos otro cambio más puede ser demasiado, pero en realidad se trata de algo contra intuitivo, porque, en primer lugar, la impresión en la nube es más sencilla de lo que pueda pensarse en un primer momento y, en segundo, hará que tu vida sea más sencilla de lo que imaginas. Aquí ofrecemos nueve razones por las que conviene cambiar a la nube:
 
  1. La impresión es importante: A pesar de que ahora la mayoría del trabajo se haga frente a una pantalla, eso no significa que ya no se usen documentos impresos. A contrario. Desde los registros físicos legales o financieros, hasta las pymes que envían notas impresas con cada pedido, las comunicaciones administrativas a los ciudadanos, o la impresión de documentos para los asistentes a una reunión, hay muchas razones por las que los empleados requieren impresiones, y para ello se necesitan sistemas que atiendan esa demanda.
  2. Las personas que se ocupan de la impresión cuentan: la IT está cambiando continuamente, y se espera de los equipos técnicos que se mantengan al día. Esto es ya es mucho de por sí, pero además hay que sumarle las preocupaciones de la seguridad de datos, el incremento de demanda de trabajo en remoto y el permanente soporte a los usuarios. Los departamentos de IT está saturados, pero la impresión en la nube puede echar una mano. Una consola de gestión web proporciona una vista general de la red local, simplificando inmediatamente la administración y las actualizaciones cuando se producen cambios en la plataforma (por ejemplo, cambiando las propiedades de una impresora o actualizando los servidores cuando hay una actualización de seguridad).
  3. Y ahorrar dinero en la impresión también cuenta: al desaparecer la necesidad de invertir en servidores de impresión y en general en infraestructura de impresión, una plataforma de impresión en la nube puede producir un gran ahorro para las empresas. Los beneficios no se limitan a una implementación más sencilla y rápida; mediante un modelo de suscripción, la impresión en la nube puede aportar a las empresas una mejor visión del uso que se hace de la impresión, y por tanto una mejor gestión de recursos y una mejor previsión de los costes de impresión.
  4. La impresión en la red es segura: algunos estudios revelan que el 73% de las organizaciones están preocupadas por una posible brecha de seguridad relacionada con la impresión. Pero, si se hace bien, la impresión en la nube no puede ser más segura. Con el socio adecuado tendrás la seguridad de dos centros de datos, uno principal y otro de respaldo para el caso improbable de que exista algún problema en el centro de datos principal.
  5. ...y legal: si dispone de la solución adecuada de impresión en la red, su centro de datos tendrá la certificación ISO 27001, que cumple con los requisitos más altos en relación con el cumplimiento de RGPD/GDPR y tus datos disfrutarán de una encriptación extremo a extremo, es decir, mientras estén en tránsito o almacenados.
  6. Mejores capacidades de crecimiento: nadie puede decir con certeza lo que el futuro depara a un negocio, y el año del COVID-19 es prueba de ello. Pero con la impresión en la red puede hacer crecer o decrecer sus recursos de impresión a medida que cambien sus necesidades, sin necesidad de actualizar servidores de impresión. Su contrato puede ser todo lo flexible que necesite para ajustarse a sus necesidades en cada momento. ¿Necesita más almacenamiento? ¿Nuevas licencias de usuario?
  7. Estará siempre actualizado: imprimir en la nube significa actualizaciones automáticas de software y servidores sin que los equipos de IT tengan que encargarse de ello. Esto no sólo libera parte de su tiempo, sino que les proporciona la tranquilidad de estar disponiendo siempre de la última tecnología sin posibilidad de error humano.
  8. Es más sencillo de lo que pueda pensar: Con una auténtica solución de impresión en la nube, las empresas pueden disfrutar de las ventajas de moverse a la nube sin ninguna de sus desventajas. Vale la pena buscar el socio más adecuado para que su negocio pueda dar el salto sin perder horas de trabajo o interrumpir a sus empleados. La solución en la nube no requiere ninguna instalación de infraestructura. Sólo tendrá que instalar software, no hardware, así que la transición será suave, fácil y sin problemas.
  9. También para sus usuarios: Aunque el peso del cambio de los sistemas de impresión recae en los equipos de IT, no podemos olvidarnos el usuario final, aunque ahora trabaje en remoto. En la mayor parte de las organizaciones hay personas que se resisten al cambio tecnológico, y para que una transición tenga éxito tenemos que hacer que todo el mundo esté a bordo. Insistimos, si elige el proveedor correcto, puede gestionar un gran cambio en su impresión sin que las personas tengan que sufrirlo. Ahora que ya conoce las grandes ventajas de la impresión en la nube es hora de dar el paso.


 

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