Gestión digital de contratos: Recupere el control sobre sus contratos

Ha llegado el momento de abordar los contratos de forma más inteligente

Los retos de la gestión de contratos basada en papel


Los contratos están en la base de casi cualquier relación empresarial, desde clientes, proveedores y socios hasta empleados. Son la base de la confianza y el entendimiento. Sin embargo, con frecuencia se pasa por alto la gestión de contratos en los procesos de digitalización, dejando a las empresas en la oscuridad y expuestas a los riesgos inherentes a los procesos manuales. Los contratos no son fáciles de gestionar de la forma tradicional basada en papel. El archivo necesita espacio, la introducción de datos y las búsquedas consumen tiempo, y las fechas límite superadas pueden originar penalizaciones por incumplimiento. Konica Minolta está ayudando a sus clientes a llevar sus procesos de gestión de contratos a una nueva era con sus soluciones digitales. Las soluciones digitales de gestión de contratos ayudan a las organizaciones a administrar todos los documentos contractuales corporativos de una forma más sencilla y con mayor eficiencia en los flujos de trabajo.

Es posible que no haya nada más básico para un negocio que un contrato. Si las finanzas son la sangre de una organización, los contratos son el tejido conectivo de la confianza y el entendimiento que lo mantiene todo unido. Sin embargo, en muchas empresas es un punto doloroso e inflexible, porque los contratos permanecen atados a anticuados procesos basados en papel. Esto da como resultado: 

  • Los procesos basados en papel requieren un archivo físico que demanda un espacio considerable, horas de trabajo, tiempo y recursos  
  • Las búsquedas de documentos consumen mucho tiempo
  • Es imposible mantener una visión general relevante e inmediata
  • Es muy fácil pasar por alto fechas límite críticas o periodos contractuales
  • Pueden darse prórrogas contractuales involuntarias cuando se superan las fechas límite de cancelación, lo que lleva a costes innecesarios y menos flexibilidad
  • La manipulación incorrecta puede provocar penalizaciones por incumplimientos, oportunidades perdidas y potencialmente costosas auditorías legales


Infografía: Procesos manuales en gestión de contratos



Resuelva esos retos con una gestión digital de contratos

Como cualquiera que gestione copias en papel de contratos puede atestiguar, es una tarea muy absorbente. Todos los retos del procesado manual se evitan gracias a la gestión digital de contratos. La digitalización de los contratos elimina el papel del proceso y simplifica el almacenamiento y la recuperación al poner los contratos en una única base de datos central.  


Sin embargo, cada negocio es diferente, y el proceso de seleccionar e implementar una solución apropiada necesita hacerse con cuidado. Konica Minolta tiene una filosofía hacia la gestión de contratos centrada en el cliente que tiene en cuenta el entorno empresarial y los procesos de funcionamiento de cada compañía. Se diseñan soluciones de gestión de contratos a la medida según las necesidades del cliente.  


Con la gestión digital de contratos de Konica Minolta, cada documento se escanea y se indexa automáticamente, notificando a los miembros de la plantilla, las partes y los firmantes. Todos los contratos se almacenan en una base de datos, por lo que todo está en el mismo lugar. Todo el mundo sabe lo que ocurre. Las ventajas de esta administración de contratos incluyen menos errores humanos, control de versiones y aprobaciones más rápidas. Toda la información que necesita estará disponible con pulsar un botón, desde búsquedas de texto en todo el contenido hasta el análisis de las condiciones contractuales, el valor del contrato y sus parámetros. 

Gestión de contratos: Recupere el control

Los contratos están en la base de casi cualquier relación empresarial, desde clientes, proveedores y socios hasta empleados. Son la base de la confianza y el entendimiento. Sin embargo, con frecuencia se pasa por alto la gestión de contratos en los procesos de digitalización, dejando a las empresas en la oscuridad y expuestas a los riesgos inherentes a los procesos manuales. Los contratos no son fáciles de gestionar de la forma tradicional basada en papel. El archivo necesita espacio, la introducción de datos y las búsquedas consumen tiempo, y las fechas límite superadas pueden originar penalizaciones por incumplimiento.

Gestión de contratos

Gestión de contratos

Digitalización de contratos

La digitalización de los contratos elimina el papel de todo el proceso, lo que simplifica las tareas de archivo y recuperación al ubicar los contratos en una base de datos central única, de modo que es posible gestionar todos los documentos de contratos corporativos de forma sencilla y eficaz. Ahora, sin embargo, gracias a las herramientas de gestión de contratos de Konica Minolta, toda la información que necesita está disponible con solo tocar un botón (desde las búsquedas de texto en todo el contenido de un contrato hasta el análisis de todos los parámetros relevantes de los contratos).

Gracias a funciones como la asignación completa de todos los documentos en un sistema unificado y la generación automática de recordatorios, no volverá a olvidar los plazos o los periodos de validez de los contratos. Todo esto se traduce en que ya no tendrá que estar pendiente de los plazos y en que podrá sacar el mayor partido de las condiciones de los contratos.

Hardware
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Hardware de impresión de Konica Minolta

¿Le gustaría obtener el máximo rendimiento en la producción de impresión digital? Lo tiene a su alcance. El hardware de oficina e impresión de producción de Konica Minolta es un punto de referencia en el sector e incluye dispositivos que ofrecen una calidad del color de la imagen revolucionaria, trabajos en blanco y negro a velocidad ultrarrápida, opciones de acabado en línea de calidad profesional para cumplir las especificaciones de trabajos complejos, etc. Independientemente del tamaño o área de especialización de su empresa, nuestro hardware de impresión le permite crear su propia infraestructura de impresión, gestionar el contenido digital, implementar instrumentos de medición de vanguardia y explorar otras soluciones diseñadas para cambiar su flujo de trabajo por completo.

Software
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Productos de software de Konica Minolta

Explore las innumerables y diversas formas en las que los productos de software de Konica Minolta pueden mejorar sus operaciones. Konica Minolta resuelve los problemas de su empresa, combina diferentes estilos de trabajo y ofrece soluciones de software que se adaptan a las necesidades de su negocio. Al dar prioridad a sus necesidades en todo momento, Konica Minolta cumple con los requisitos de software incluso de las organizaciones globales más exigentes. Con el uso del sistema, puede mantener un control de los costes de todas las copias e impresiones, y crear medidas de seguridad avanzadas para garantizar que los documentos confidenciales no llegan a manos no autorizadas, etc.

Servicios
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Siempre a su servicio

Nuestro personal especializado, que cuenta con amplios conocimientos y experiencia, responderá a cualquier pregunta que pueda tener y le mostrará el funcionamiento del producto. Nuestros servicios se han diseñado pensando en su comodidad e incluyen un servicio de asistencia para garantizar que tanto usted como su empresa sacan el máximo partido de las soluciones. Ofrecemos una amplia gama de diferentes servicios, incluidos servicios optimizados de impresión que combinan consultoría; implementación de hardware y software; gestión del flujo de trabajo para reducir el gasto en documentos; y servicios de seguridad inteligente, para la protección del negocio.

Gestión digital de contratos: Recupere el control sobre sus contratos

Gestión digital de contratos: Recupere el control sobre sus contratos

Las ventajas se notan en toda la empresa

Con las soluciones de Konica Minolta para gestión de contratos, le ayudamos a liberarse y recuperar el control sobre sus documentos y contratos. Esto no solo le ayuda a acelerar procesos, ahorrar dinero y aliviar el peso sobre sus empleados, sino que también le ayuda a mejorar las relaciones con otras empresas. El sistema estandariza y automatiza todas las fases de la gestión de contratos, desde las solicitudes hasta los flujos de trabajo de autoría y ejecución usando firmas electrónicas (como DocuSign).  

Esto reduce el riesgo de costes legales o de auditoría y ayuda al control financiero. El sistema envía notificaciones en las que se señalan todas las fechas límite, aprobaciones, cambios y cancelaciones, y sus equipos de dirección pueden aprovechar al máximo todas las ventajas contractuales.  

Ayuda al cumplimiento y la protección de datos mediante los derechos de autorización y acceso personal, un nivel de seguridad que excede en mucho al archivo convencional en papel. 


Infografía: Ventajas de la gestión de contratos
Mayor transparencia gracias a la administración centralizada de los contratos

Mayor transparencia gracias a la administración centralizada de los contratos

Hace seguimiento de todos los documentos relacionados con cada contrato (como mensajes, protocolos y otros KPI, etc.) 

Ahorro de costes al agilizar las búsquedas y por el uso óptimo de todas las ventajas de los contratos

Ahorro de costes al agilizar las búsquedas y por el uso óptimo de todas las ventajas de los contratos

Recordatorios automáticos para evitar el incumplimiento de los plazos

Recordatorios automáticos para evitar el incumplimiento de los plazos

Control de versiones

Máxima seguridad de los datos gracias a los procesos de aprobación documentada y archivado seguros

Máxima seguridad de los datos gracias a los procesos de aprobación documentada y archivado seguros

Completo cumplimiento legal

Integración perfecta en los sistemas CRM/ERP existentes

Integración perfecta en los sistemas CRM/ERP existentes

Ebook sobre gestión de contratos

La gestión de contratos es una función central de toda empresa que abarca cuestiones tanto operativas como legales y es la base de toda relación esencial, desde clientes hasta proveedores, socios y empleados. Y sin embargo, para muchas compañías, la tarea organizativa vital de la gestión de contratos sigue siendo un proceso manual basado en papel, ineficiente y consumidor de recursos.

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Control de aforo con inteligencia artificial

Según la normativa de reducción y control de los niveles de ocupación en locales y establecimientos para asegurar el distanciamiento social, ponemos a tu disposición un sencillo, ágil y eficiente Sistema de Control de Aforo con Inteligencia Artificial, para que puedas gestionar el aforo de manera ágil y eficiente, controlar el flujo de personas que accede y sale del establecimiento en tiempo real, gestionar el aforo máximo, eliminar el control manual y garantizar la seguridad.
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