Intentando reducir la huella medioambiental de la infraestructura documental

Cada año, 300.000 visitantes de Países Bajos y del extranjero pasan por el Zuiderzeemuseum en Enkhuizen. Unos 250 empleados y otros tantos voluntarios ayudan a los visitantes a experimentar cómo era la vida en torno a la bahía de Zuider Zee de 1900 a 1930, antes de que se convirtiera en el lago interior Ijsselmeer. Como principal empleador de la región y conservador de su herencia cultural, el Zuiderzeemuseum es consciente de su importante papel en la sociedad. También se toma muy en serio su responsabilidad hacia la sostenibilidad. Este es uno de los motivos por los que el museo decidió unir sus fuerzas a Konica Minolta para crear un sistema de gestión documental sostenible utilizando su servicio de Neutralidad en la Huella de Carbono.

     
    

Requisitos de la propuesta

El Zuiderzeemuseum pide explícitamente a todos sus proveedores, desde servicios de comidas hasta empresas de mantenimiento, que cumplan con sus políticas medioambientales. “Cuando recientemente contratamos nuestra infraestructura documental, la compensación de la huella de carbono era uno de los requisitos. Además, también buscábamos manejabilidad, facilidad de uso, integración con nuestro software AFAS y, por último, estabilidad del sistema. Nuestro museo cubre una gran área, con sistemas documentales en diferentes ubicaciones. Como departamento de IT, no quiero tener que ir a esas ubicaciones cada vez que necesito que funcione un ordenador.”

También había en la lista de deseos una solución ‘follow-me’: “A veces los empleados trabajan en una oficina diferente. En el pasado, si no ajustabas la configuración de la impresora, tu documento se imprimía en tu ubicación principal. Eso era una molestia, especialmente si estás trabajando con documentos confidenciales como hace nuestro departamento de RRHH. Por eso queríamos ‘follow-me’ como solución de seguridad. Solo se hacen impresiones en el sistema documental en el que introduces tu PIN. Gracias a esta solución, hay también menos desperdicio porque ya no se pueden imprimir documentos por error. Eso es bueno para el medioambiente.”
 

Liberar al museo de todo

Konica Minolta obtuvo la mejor puntuación de los seis fabricantes. Nueve máquinas del proveedor anterior se sustituyeron por ocho de los sistemas documentales de Konica Minolta: “Al principio pensaba tener menos sistemas, pero resultó que muchos de mis compañeros preferían tener una solución documental en su propio entorno.” Eso quería decir que había que instalar sistemas por todo el museo. “Fue un verdadero reto en algunas ubicaciones de difícil acceso. Me alegra que Konica Minolta se encargara de todo el aspecto organizativo, algo nada sencillo. Incluso me ayudaron con la correspondencia con el anterior proveedor. Al fin y al cabo, dar por terminado un contrato requiere una cuidadosa formulación. Realmente nos liberaron de todo.”

La transición desde los sistemas antiguos a los nuevos no causó ninguna interrupción para el personal: “Inicialmente tuvieron que acostumbrarse al sistema ‘follow-me’, pero una vez que se les explicó claramente, no experimentaron ningún problema para trabajar con él. Para ellos es fácil imprimir, copiar y escanear. Gracias a la integración con AFAS, nuestro departamento de RRHH puede añadir documentos directamente a los ficheros de personal.”
 

Excelente manejabilidad

Como director de IT, Reus tiene muy buenas cosas que decir sobre la manejabilidad de la solución proporcionada: “La pantalla es mucho más cómoda porque podemos configurarla para adaptarla a nuestras necesidades. Y si necesitamos ayuda, tenemos acceso remoto a la pantalla del sistema documental. Eso nos ahorra muchos paseos por el museo.”

Como proveedor socialmente comprometido, Konica Minolta ofrece precios atractivos a instituciones culturales. Reus es responsable del presupuesto, así que eso le gusta: “Incluso con la compensación de la huella de carbono por medio de certificados, nuestro TCO [coste total de la propiedad] ha bajado. Hemos podido aprovechar el acuerdo marco del OAM, una asociación para los museos de Amsterdam. Antes de decidirnos por Konica Minolta, consultamos en profundidad a dos miembros del OAM: el Museo Marítimo Nacional y el Museo de Ciencias NEMO. Esto fue una confirmación extra de que habíamos hecho la elección adecuada.”
 

Si no hay noticias, son buenas noticias

El Zuiderzeemuseum lleva ya casi un año trabajando con los sistemas Konica Minolta. Reus dice: “La estabilidad es tan buena como nos prometieron. Al principio, no era posible imprimir un tipo específico de documento, pero lo arreglaron rápida y perfectamente. Por lo demás, ‘si no hay noticias, son buenas noticias’. Todo funciona, así que no hemos tenido ni una sola queja.”