Integrando la conversión y traducción de documentos en flujos de trabajo con bizhub Evolution

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Integrando la conversión y traducción de documentos en flujos de trabajo con bizhub Evolution

Integrando la conversión y traducción de documentos en flujos de trabajo con bizhub Evolution

Global Omnium es una corporación internacional con 39 subsidiarias que opera en el sector de la gestión de aguas. Con una historia de 130 años, Global Omnium ha crecido desde ocupar una fuerte posición en el mercado español hasta convertirse en un líder global. Hoy día está activo en Europa, Oriente Medio, África y la región LATAM. Con una población mundial creciente poniendo cada vez más presión en el aprovisionamiento de agua, la demanda de la experiencia y las soluciones tecnológicas de Global Omnium ha seguido aumentando. La empresa opera 368 plantas de tratamiento de aguas residuales y 21 plantas de agua potable que emplean a 3.100 personas solo en el campo de la gestión del ciclo del agua. Es una pionera reconocida de las tecnologías avanzadas para hacer a las redes de agua más eficientes, resilientes y receptivas. En 2019, Global Omnium recibió el galardón Aquatech Innovation Award 2019 como la mejor plataforma tecnológica IoT para la gestión digitalizada del agua, y en 2020 entró en las primeras posiciones de las Mejores Compañías de Tratamiento de Agua (España y Latinoamérica) de IAgua, la Asociación Española y Latinoamericana de Tratamiento de Aguas. Su subsidiaria Idrica encabeza la transformación digital en el sector del tratamiento de agua dando soporte a empresas de aguas y municipios en los campos de la gestión, operaciones y mantenimiento, ingeniería y consultoría. bizhub Evolution de Konica Minolta a su vez ayuda a Global Omnium a hacer seguros y más eficientes sus procesos de participación en licitaciones internacionales.


Aceptando el reto de la gestión de licitaciones


Global Omnium ha entregado proyectos de infraestructura complejos e importantes en muchos rincones del mundo. Sin embargo, solo llegar a este punto puede suponer un reto. Ganar proyectos de entidades públicas implica un proceso tedioso y altamente técnico. En cualquier momento en el tiempo, la empresa puede estar participando en múltiples licitaciones públicas en varios países y en diferentes idiomas. Por ello, solo la gestión de la documentación es un reto logístico considerable. Dentro del proceso de gestión de licitaciones, Global Omnium quería resolver dos problemas:


Primero, la información para licitaciones públicas puede presentarse en numerosos formatos, desde papel hasta hojas de cálculo Excel. La empresa quería convertir todas estas licitaciones en un formato consistente (documentos Microsoft Word), pero carecía de las herramientas para hacerlo de forma eficiente. En su lugar, tenía que confiar en tediosos procesos manuales.


En segundo lugar, fuera de los mercados domésticos y LATAM de habla española, las licitaciones se reciben a menudo en diferentes idiomas, principalmente en inglés o francés. Como resultado, el equipo de Global Omnium no podía responder a una licitación hasta que el documento había sido convertido y traducido al español. Una vez el departamento había creado una respuesta para la licitación, había que traducirla de nuevo para dar respuesta en el idioma original. La compañía solía usar herramientas online básicas que no ofrecían la necesaria calidad para un texto técnico. Además, se necesitaban traductores profesionales para asegurar un mayor nivel de precisión.


De proveedor de confianza para soluciones de impresión a valioso socio para flujos de trabajo


Debido a la importancia del procesado de documentos para su negocio, Global Omnium ya había confiado en Konica Minolta y sus muy fiables soluciones de MFP. Al buscar soluciones potentes y robustas para el escaneo y gestión de documentos, había encontrado que los productos Konica Minolta ofrecían una combinación de velocidad y precisión superior a la de la oferta de su competencia. Después de invertir inicialmente en soluciones Konica Minolta en 2011, Global Omnium había renovado su contrato a finales de 2018 para proporcionar más de 300 MFPs a sus instalaciones en España.


Las MFPs de Konica Minolta habían acelerado los flujos de gestión documental de Global Omnium. Ahora la compañía estaba interesada en explorar las posibilidades ofrecidas por su más amplio ecosistema de soluciones. Habiendo optimizado la impresión y el escaneo, ¿podría Konica Minolta solucionar los cuellos de botella críticos en el entorno de oficina?


M. Ángeles de Pedro, de Desarrollo Corporativo de Global Omnium, se puso en contacto con Konica Minolta para hablar sobre los retos de la gestión de licitaciones de la empresa. Para Konica Minolta, estaba claro que el flexible modelo bajo demanda y los servicios de bizhub Evolution se adaptarían perfectamente a las necesidades de Global Omnium. En concreto, las potentes herramientas de conversión y el servicio de traducción eran idóneos para los retos de Global Omnium. “La implementación en sí fue notablemente sencilla. Como plataforma basada en la nube, no hubo necesidad de instalar software en los dispositivos o en la infraestructura IT existente”, explica M. Ángeles de Pedro. En cuanto se hubo registrado una cuenta, el equipo de Global Omnium pudo inmediatamente acceder a los servicios que necesitaban, Convertir a Word y Traducir, y probarlos.


{"Name":"M. Ángeles de Pedro","JobDescription":"Departamento de Desarrollo Corporativo, Global Omnium","Statement":"“Al responder a licitaciones, es esencial proporcionar una aproximación eficiente, profesional y en tiempo. Recibimos grandes volúmenes de licitaciones en idiomas extranjeros. En el pasado, teníamos que invertir mucho tiempo y recursos simplemente para operar como empresa internacional. El proceso de licitaciones es complejo: cientos de documentos han de convertirse a un formato editable y traducirse antes de poder proceder. Gracias a bizhub Evolution de Konica Minolta, ahora tenemos una solución rápida, precisa y muy fiable que encaja perfectamente en nuestros flujos de trabajo.”","VideoUrl":"","ImageUrl":"https://assets-eu-01.kc-usercontent.com:443/086f4984-8950-0177-4f42-29bdcb54e500/ea292f90-2ffc-4e28-ab13-42368e6c7b65/M_ungeles%20de%20Pedro.png","ImageTitle":"M. Ángeles de Pedro","HasVideo":false,"HasImage":true,"Url":null,"CodeName":"global_omnium_success_story_quote"}

Servicios inteligentes bajo demanda con bizhub Evolution


bizhub Evolution es la plataforma bajo demanda para procesos de negocio inteligentes de Konica Minolta. Proporciona una plataforma para servicios en la nube que ayuda a las organizaciones a simplificar los procesos de negocio y acelerar las tareas diarias. Pueden activarse y usarse servicios bajo demanda en todos los dispositivos, incluidos PCs, smartphones, tablets y MFPs bizhub. Con bizhub Evolution, las empresas solo tienen que pagar por los servicios y herramientas que realmente usan. Por tanto ofrece una forma asequible de acceder a características específicas, como la impresión en diferido segura, fax en la nube, conversión de documentos, traducción y mucho más, sin necesidad de invertir en caras soluciones dedicadas. Además, las organizaciones pueden aumentar sus capacidades a medida que cambian las necesidades de sus usuarios gracias a la tienda de aplicaciones Evolution. Keypoint Intelligence, que otorgó a la plataforma un galardón Oro en su informe Buyers Lab 2018, describió la solución como ‘única para el mercado’.


Las herramientas correctas para los usuarios correctos


Global Omnium hizo una suscripción anual a los servicios Convertir a Word y Traducir para tres usuarios. Debido a la eficiencia y rapidez de ambas soluciones, este pequeño equipo ahora podía satisfacer las necesidades del proceso de licitaciones. Además, pudieron completar solicitudes adicionales de soporte de otras unidades de negocio que también reconocieron el valor de la solución, por ejemplo para digitalizar y convertir antiguos contratos a Word. La capacidad de limitar y administrar los usuarios con acceso a la solución también era una importante consideración debido a la sensibilidad comercial de las respuestas a licitaciones. “En toda la empresa, Global Omnium opera a un nivel muy alto de seguridad, por lo que era importante que bizhub Evolution fuera capaz de satisfacer los exigentes requisitos de nuestro departamento IT”, comentó M. Ángeles de Pedro. “Por motivos de seguridad, el trabajo sobre las licitaciones raramente se lleva a cabo fuera de la oficina. Sin embargo, gracias al modelo seguro basado en la nube, también tenemos acceso remoto y móvil. Esto ha demostrado ser increíblemente útil cuando se necesitaba acceso urgente a las aplicaciones fuera del horario laboral, por ejemplo al trabajar en la respuesta a una licitación durante el fin de semana.”


Convertir a Word permite a los usuarios crear ficheros Word a partir de documentos digitales o de originales en papel. En Global Omnium, esta solución en seguida demostró su valor. Concretamente, Convertir a Word permite crear sin esfuerzo versiones en Word exactas de secciones de texto desde un original en PDF. Esta característica proporciona significativos ahorros de tiempo. Como los documentos de las licitaciones también contienen una mezcla de información técnica en diferentes formatos, la capacidad de la aplicación de convertir contenido conservando el formato y las imágenes fue especialmente útil. Y fue una ventaja decisiva frente a las soluciones más utilizadas del mercado. El equipo también se mostró impresionado por Traducir, que demostró ser fácil de usar, rápida y consistentemente precisa. Esta solución está equipada con un motor gestionado por Inteligencia Artificial (IA) y utiliza un algoritmo de autoaprendizaje para hacer traducciones de textos técnicos. Global Omnium probó independientemente su fiabilidad preguntando a hablantes nativos, y recibió comentarios excelentes sobre los resultados. Traducir también ofrecía la ventaja de conservar los formatos de página durante el proceso de traducción. Esto significa que cualquier tabla, párrafo o imagen del documento fuente permanece en su sitio cuando se exporta como documento Word .docx. Con ambas aplicaciones, la capacidad de evitar arduos pasos manuales y múltiples aplicaciones facilitó enormemente la gestión de documentos de licitaciones en situaciones de alta presión y tiempos límite.


Flexible, rentable y preparada para el futuro


El equipo de Global Omnium ha apreciado el modelo flexible y bajo demanda de bizhub Evolution, incluida la opción de añadir otros servicios cuando se necesiten. Aunque la compañía inicialmente empezó solo con la aplicación Traducir, pronto se añadió Convertir a Word. Global Omnium firmó un contrato anual para cada aplicación cubriendo un número específico de páginas al año para conversión o traducción respectivamente. Aunque un modelo de suscripción era lo más adecuado para estas aplicaciones clave, M. Ángeles de Pedro piensa que la opción de usar ocasionalmente servicios necesarios sobre la base de ‘pago por uso’ es muy atractiva. Esta flexibilidad también asegura que la solución bizhub Evolution pueda adaptarse fácilmente para satisfacer cualquier necesidad futura que le pueda surgir a la empresa.

El reto

El reto
  • Crear un flujo de trabajo rápido y preciso para convertir a Word y traducir grandes volúmenes de documentación de licitaciones
  • Mantener un alto nivel de seguridad para información comercialmente sensible

La solución

La solución
  • Implementación de los servicios inteligentes bizhub Evolution
  • Suscripciones anuales a las aplicaciones Convertir a Word y Traducir para 3 usuarios
  • Plataforma segura en la nube alojada por Konica Minolta en un centro de datos en Alemania

Las ventajas

Las ventajas
  • Modelo de precios sencillo basado en uso para los servicios
  • Compatibilidad con todos los dispositivos basados en web
  • Fácil administración de los usuarios del servicio
  • Flexibilidad: sin inversión inicial para software IT nuevo o adicional
  • Seguridad de datos garantizada gracias a la encriptación y la anonimización de los datos personales de los usuarios
  • Acceso remoto seguro basado en la nube para proporcionar acceso a las aplicaciones en una emergencia; por ejemplo, al trabajar sobre la respuesta a una licitación durante el fin de semana
  • Calidad: capacidad de conservar los formatos de página y las imágenes en el documento convertido o traducido
  • Precisión de la traducción, incluso de textos técnicos
  • Eficiencia: de varios pasos usando diferentes herramientas a un único paso en una herramienta

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