Impresión de altas prestaciones y asignación fiable de costes

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Impresión de altas prestaciones y asignación fiable de costes

Impresión de altas prestaciones y asignación fiable de costes

Pérez Llorca es una importante y pujante firma de abogados española. Unos 250 empleados trabajan en su sede madrileña y en otras oficinas en Barcelona, Londres y Nueva York. En 2015, Pérez Llorca fue nombrada entre los principales 10 bufetes de abogados europeos fuera del Reino Unido por el informe “Financial Times Innovative Lawyers”. Las actividades de Pérez Llorca cubren una amplia gama de áreas de práctica, desde Derecho Corporativo hasta Protección de Datos, Fusiones y Adquisiciones así como Comercio Electrónico para clientes corporativos de diferentes sectores: banca y finanzas, infraestructura, comercio minorista y de consumo o medios y telecomunicaciones, por nombrar unos pocos.


El problema de nuestro cliente

Pérez Llorca estaba usando una compleja instalación de una empresa de comunicaciones que incluía hardware de Konica Minolta, así como una solución de contabilidad obsoleta que no estaba conectada con la infraestructura IT de la compañía. Con numerosos dispositivos color A4 y algunos dispositivos monocromo, este viejo parque de impresión estaba sobredimensionado y era heterogéneo. Esto hacía que el mantenimiento de las máquinas fuera innecesariamente complejo y costoso. La asignación de trabajos de impresión y copia a clientes individuales, una cuestión importante en el mundo de la abogacía en el que ha de cobrarse por todos y cada uno de los documentos, era tedioso y costoso, así como propenso a errores, y daba como resultado frecuentes quejas de clientes. Para simplificar las operaciones, optimizar la situación contable y acelerar todas las tareas administrativas, era esencial para Pérez Llorca renovar y racionalizar su parque de MFP y adoptar una nueva solución IT.


La solución de Konica Minolta

Con el fin de armonizar la flota de impresión de Pérez Llorca y su funcionamiento, Konica Minolta propuso nuevo hardware que satisfaría la demanda de los usuarios y se adaptaría óptimamente a los volúmenes mensuales. La nueva solución adoptada eventualmente incluía 30 MFPs incluidas 15 bizhub C454e, 13 bizhub 4050 y dos bizhub 3320. Pérez Llorca también se decidió por el software de contabilidad de impresiones SafeQ y Document Navigator como solución de escaneado OCR y archivado. 


Junto a Rafael Madero, Director de Informática de Pérez Llorca, Konica Minolta se hizo cargo de instalar toda la solución de hardware y software e integrarla en la infraestructura IT corporativa. Konica Minolta también propuso un concepto amplio de mantenimiento para el parque de MFPs que incluía un sistema de informes automáticos directamente desde las máquinas así como la entrega de consumibles y la gestión de residuos. 


Mientras tanto, Konica Minolta y el Sr. Madero trabajan en la personalización de la contabilidad de impresión con el fin de cargar cada impresión, copia o trabajo de escaneo a su respectivo cliente directamente desde el panel de la MFP y no necesariamente desde el ordenador. Esto ahorrará a los empleados un tiempo valioso y reducirá las horas cargadas a los clientes. Este tema es de particular importancia con altos volúmenes de impresión y una gran variedad de documentos. 


Gracias a la nueva funcionalidad proporcionada por Konica Minolta, los usuarios podrán empezar instantáneamente trabajos de impresión sin tener que asignarlos antes a la cuenta del cliente. Luego, después de la autenticación en el panel de la MFP y antes de empezar el trabajo de impresión, copia o escaneo, el usuario puede asignar el coste a la cuenta correcta.


Ventajas para nuestro cliente


Rafael Madero, Director de Informática de Pérez Llorca, enumeró las siguientes mejoras como inmediatamente aparentes en el bufete:


  • Optimización de toda la situación de costes
  • Experiencia de usuario mejorada mediante la nueva solución de contabilidad de impresiones
  • Menos problemas con los clientes gracias a una asignación de costes de impresión mucho más fácil y fiable
  • Impresión móvil de nueva implementación: los usuarios pueden enviar trabajos de impresión directamente desde cualquier dispositivo móvil o por correo electrónico. La identificación en la MFP de su elección se hace con la tarjeta de identificación corporativa que ya tienen todos los empleados
  • Mantenimiento más fácil y menos costoso en tiempo y dinero mediante una infraestructura estandarizada
  • Seguridad mejorada así como ahorros de tiempo con el sistema de escaneado OCR y archivado, tanto en gestión de la información como al escanear documentos directamente al formato indexable PDF A, que es el formato obligatorio para comunicación electrónica con los juzgados


Valor añadido mediante un amplio soporte de Konica Minolta, que incluye la provisión de:


  • un Gestor de Provisión de Soporte
  • gestión de residuos de tóner
  • un sistema de informes automáticos para contadores, consumibles y problemas técnicos (PrintFleet)


En Konica Minolta estamos preparados

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