Page Personnel – Servicios de personal que mejoran la fiabilidad del procesamiento de las hojas de tiempo

Simplificación mediante el procesamiento automático

Líder reconocido en el sector de la contratación de personal temporal

Page Personnel es una filial francesa de PageGroup, líder reconocido en el negocio de la contratación temporal en muchos países gracias a sus cuatro marcas: Page Executive, Michael Page Interim Management y Page Personnel. Page Personnel se dedica a la búsqueda y contratación de directivos, técnicos y profesionales para puestos temporales en diversos ámbitos empresariales. 

 

Automatización y mejora de la eficacia en el tratamiento de las hojas de salario

Cada año se seleccionan unos 12.000 empleados temporales para satisfacer las necesidades de los 4.000 clientes de la empresa. Estos empleados, contratados y asalariados por Page Personnel, se benefician de un aparato administrativo dotado de un equipo de gestión de back office dedicado. El contrato, la nómina, la autorización médica y el seguimiento del trabajo son algunos de los documentos que figuran en el expediente de cada empleado temporal en los libros de la empresa. 

Por no hablar de su hoja de tiempos, que es la base indispensable para pagar los servicios de los empleados temporales. Cada mes se envían a Page Personnel unas 3.000 hojas de tiempo, pero la información enviada por correo tradicional o por correo electrónico debe volver a introducirse en el sistema. El procedimiento es laborioso, requiere mucho tiempo y a veces es una fuente de errores, por no hablar de la clasificación errónea o la pérdida de documentos y la naturaleza heterogénea de los formatos de datos entrantes. Page Personnel quería automatizar y mejorar la eficacia del procesamiento de las hojas de tiempo de sus empleados temporales. 

El departamento financiero de la empresa seleccionó el sistema de gestión de contenidos OnBase tras la exploración del mercado y una licitación tradicional. 

 

Beneficios para el cliente

La implantación de la solución OnBase respondió a las preocupaciones de la dirección de personal de Page. El aumento de la eficacia y la gestión de errores se midieron en todas las fases del proceso. Se redujo el tiempo de captura de datos y se simplificó enormemente el proceso de validación. También se mejoró enormemente la búsqueda de registros y documentos. La introducción de OnBase permitió a la empresa automatizar el procesamiento de 120.000 hojas de tiempo anuales, el equivalente al 80% de todas las hojas de tiempo enviadas por los empleados temporales de la empresa. Este es el primer paso hacia la virtualización global de los flujos de trabajo documental en Page Personnel. 

OnBase constituye la piedra angular para que Page Personnel establezca firmemente la gestión electrónica de documentos en la empresa. Ahora, la empresa pretende pasar al siguiente nivel modernizando sus herramientas y automatizando sus actividades de RRHH. A continuación, agrupará las hojas de tiempo y la facturación en un flujo de trabajo compartido para ofrecer a los clientes una mejor visión de los servicios prestados. Page Personnel también tiene la intención de flanquear OnBase con una política de archivo seguro para no tener que depender del archivo de terceros para todos sus documentos. En términos más generales, el experto en contratación de personal pretende proseguir su transformación digital con la ayuda de una herramienta central flexible vinculada a sus trabajos de ERP.