Impresora multifunción y gestión de impresión para GRAWE

Soluciones de impresión preparadas para el futuro de un único origen

Grazer Wechselseitige Versicherung AG (GRAWE), desde que fue fundada por el Archiduque Johann de Austria en 1828, ha crecido desde la aseguradora contra incendios que era hasta convertirse en un conglomerado internacional que se extiende por Europa central, oriental y meridional uniendo compañías de seguros, inmobiliarias y servicios financieros bajo un mismo techo.

Esta empresa de larga historia está cada vez más abordando la digitalización de procesos y documentos en línea con las necesidades de sus clientes y asesores, y más recientemente ha introducido soluciones para trabajo colaborativo. En su impulso de introducir un flota moderna y eficiente de sistemas de impresión multifuncional y gestión centralizada de impresión en sus sedes general y provinciales, GRAWE ha elegido las soluciones de impresión de Konica Minolta. El objetivo era reducir el número de impresoras y al mismo tiempo actualizar las funciones de los dispositivos, por ejemplo para escaneado sencillo. Junto a la aseguradora, el especialista de espacios de trabajo digitales evaluó qué impresoras se adaptaban mejor a las necesidades de GRAWE y cuántos dispositivos se necesitaban en qué ubicaciones. Después, Konica Minolta proporcionó el equipo adecuado. Mientras tanto, GRAWE utiliza los sistemas multifuncionales bizhub i-Series C4050i, C250i, C300i y C360i y Dispatcher Paragon para la gestión centralizada de las impresoras. La herramienta garantiza, por ejemplo, gracias a la gestión de usuarios con impresión follow-me, que no se abandonan documentos confidenciales en una impresora. La aseguradora de esta manera utiliza soluciones hardware y software preparadas para el futuro para impresión de primera clase, proporcionadas desde un único origen por Konica Minolta.

Teníamos el objetivo de renovar nuestra infraestructura de impresión con soluciones preparadas para el futuro. Con Konica Minolta, hemos encontrado el proveedor ideal para nuestras necesidades, uno que ofrece tanto los sistemas de impresión como la correspondiente solución de gestión. Estamos particularmente contentos de que el soporte de Konica Minolta esté en Graz. Esto significa que podemos coordinarnos con ellos de forma fácil y directa y recibimos las entregas más rápidamente. Este fue un punto positivo decisivo para Konica Minolta.

Johann Kügerl

Responsable de Servicios IT, GRAWE

Las soluciones de Konica Minolta simplifican la gestión y el uso de la impresión en GRAWE

GRAWE ya ha estado utilizando soluciones de impresión de Konica Minolta en su sección general de gestión en Graz y en sus sedes provinciales desde 2015. Hasta entonces, la empresa tenía en funcionamiento diversas impresoras de diferentes proveedores. Eran principalmente impresoras de usuario único para el personal. En ese momento no existía la posibilidad de gestionar de forma centralizada todos los dispositivos, porque algunas impresoras estaban directamente conectadas a un PC y otras estaban gestionadas por el departamento de informática. “Queríamos simplificar esto con una gestión centralizada de la impresión y mayor seguridad. También había que reducir el número total de impresoras, pero igualmente había que actualizar los dispositivos en cuanto a funciones, como escaneado”, explica Johann Kügerl, Responsable de Servicios IT de GRAWE. En el marco de su admisión de ofertas, GRAWE por tanto buscaba un nuevo proveedor que pudiera proporcionar tanto hardware como software.

La elección cayó sobre Konica Minolta. La empresa tiene muchos años de experiencia con soluciones de impresón. Kügerl dice de la decisión: “Teníamos el objetivo de renovar nuestra infraestructura de impresión con soluciones preparadas para el futuro. Con Konica Minolta, hemos encontrado el proveedor ideal para nuestras necesidades, uno que proporciona tanto los sistemas de impresión como la correspondiente solución de gestión. Estamos particularmente complacidos con que el soporte de Konica Minolta esté aquí en Graz. Esto significa que podemos coordinarnos entre nosotros de una forma fácil y directa y recibir las entregas rápidamente. Ello ha sido un punto positivo decisivo para Konica Minolta.”

El análisis conjunto lleva a la solución ideal de Konica Minolta

GRAWE y Konica Minolta llevaron a cabo un análisis conjunto de la situación. Para Konica Minolta, el especialista en estaciones de trabajo digitales, la determinación exacta de los requisitos es parte del procedimiento estándar para encontrar la solución adecuada. “Konica Minolta se involucró en el proceso de modernización desde el principio y nos aconsejó muy bien. Encontramos juntos la solución más eficiente”, recuerda Markus Scherr, Responsable de Servicios IT en GRAWE. Para hacerlo, ambos socios llevaron a cabo una auditoría con los responsables de departamento de GRAWE: el objetivo era evaluar la necesidad específica de hardware y funciones y encontrar juntos la mejor solución para la distribución de sistemas de impresión en las instalaciones de la empresa aseguradora. Luego Konica Minolta entregó e instaló las primeras impresoras multifuncionales. Para la gestión de impresión, Konica Minolta inicialmente proporcionó la solución YSoft SafeQ. A partir de ese momento, los trabajos de impresión se enviaban a las impresoras centrales, donde permanecían en espera hasta que los usuarios se autenticaban en el dispositivo. Scherr explica: “Este sistema despegó muy rápidamente y los compañeros estaban muy contentos con el cambio a los modernos sistemas de impresión de Konica Minolta.”

En 2021, tras seis años de uso, GRAWE y Konica Minolta llevaron a cabo una actualización de la infraestructura de impresión: como parte de ella, se implementó la solución de gestión de impresión Dispatcher Paragon en GRAWE en julio de 2021. La gestión de usuarios permite al departamento IT del grupo con sede en Graz crear y asignar usuarios, entre otras cosas: gracias al principio de impresión Follow-me, GRAWE especifica que los documentos solo se puedan imprimir después de autenticarse en el dispositivo. “Para una compañía de seguros que trabaja regularmente con datos personales sensibles, Dispatcher Paragon contribuye a un significativo aumento de la seguridad”, dice Scherr. La herramienta controla todos los usuarios de forma centralizada en la empresa de seguros y facilita su administración sencilla. Con la función scan-to-mail, los trabajadores también pueden transferir documentos escaneados directamente al correo electrónico y enviarlos cómodamente.

GRAWE también utiliza Dispatcher Paragon para una impresión sostenible y eficiente en el uso de recursos. Por ejemplo, la empresa de seguros ha definido reglas de impresión en la propia herramienta y especificado que la impresión por defecto de los documentos debe ser en blanco y negro y a doble cara. “Ya hemos sido capaces de reducir notablemente nuestro consumo de tóner”, dice Scherr complacido, y ya ofrece una perspectiva: “En el futuro, también queremos utilizar las funciones de creación de informes de Dispatcher Paragon para hacer un uso todavía más eficiente de las impresoras.” Además de las completas opciones de creación de informes, la solución también ofrece funciones de presupuesto, por ejemplo para asignar centros de costes o para facturación.

El hardware también está siendo actualmente actualizado de nuevo: en el curso de un despliegue continuo, GRAWE ahora utiliza los sistemas de impresión multifuncionales C4050i, C250i, C300i y C360i de la Konica Minolta bizhub i-Series. Las impresoras multifuncionales tienen una amplia gama de funciones. Por ejemplo, todos los dispositivos ofrecen a los empleados la opción de imprimir, copiar y escanear documentos. Tienen también una pantalla de 10,1 pulgadas para un fácil manejo del dispositivo. Además de las características de seguridad de Dispatcher Paragon, los sistemas de impresión también tienen tecnologías de seguridad integradas. Las funciones de sostenibilidad de los dispositivos, tales como el modo en espera o el ECO Print para atenuar la iluminación de la pantalla, también ayudan a reducir el consumo de energía y los costes en electricidad.

Soluciones de impresión de Konica Minolta preparadas para el futuro

En este momento, los últimos dispositivos están aún siendo sustituidos en las sedes provinciales de GRAWE. “La actualización de nuestra flota está cumpliendo su calendario y se terminará el año que viene. Nos estamos dando cuenta de que las nuevas soluciones ofrecen un rendimiento aún mayor. Además, la gestión de las impresoras se ha hecho mucho más fácil para nosotros. Con los punteros sistemas de impresión y la solución de gestión de impresión Dispatcher Paragon, nos vemos perfectamente posicionados para el futuro. Con Konica Minolta tenemos el proveedor adecuado a nuestro lado, uno que puede ofrecer soluciones desde una única fuente”, resume Scherr.

Konica Minolta se involucró en el proceso de modernización desde el principio y nos aconsejó muy bien. Encontramos juntos la solución más eficiente. Para una compañía de seguros que trabaja regularmente con datos personales sensibles, Dispatcher Paragon contribuye a un significativo aumento de la seguridad.

Markus Scherr

Responsable de Servicios IT, GRAWE

El reto

Gestión centralizada de todas las impresoras
Ajuste de la configuración de impresión para un uso optimizado:
- extensión de las funciones de los dispositivos, tales como la posibilidad de escaneo
- reducción del número de dispositivos
Garantizar que documentos con información confidencial no se abandonan sin control en las impresoras

La solución

Despliegue de impresoras multifunción Konica Minolta bizhub i-Series (C4050i, C250i, C300i, C360i) en ubicaciones centrales dentro de los departamentos
Consultoría de Konica Minolta incluso durante el proceso de análisis para la mejor distribución y selección de impresoras en los departamentos
Solución de gestión de impresión Dispatcher Paragon de Konica Minolta
- Gestión de usuarios, gestión de autenticación e impresión Follow-Me:
  - creación fácil de usuarios en la herramienta para asignar trabajos de impresión. La impresora se pone en marcha para llevar a cabo un trabajo solo después de que el usuario se ha autenticado en la máquina.
  - Management of all users in the tool
- Definición de reglas de impresión: las impresiones son a doble cara y en blanco y negro por defecto

Las ventajas

Uso más eficiente de las impresoras
Actualización de las funciones de las impresoras
Significativa mejora en la seguridad

Impresora multifunción y gestión de impresión para GRAWE