Gestión de la impresión para los más estrictos requisitos en banca

Gestión de la impresión para los más estrictos requisitos en banca

Gestión de la impresión para los más estrictos requisitos en banca

Desde la fundación de su primer miembro en 1832, el Grupo Bancario GRAWE ha acumulado casi 190 años de experiencia en el ámbito de las finanzas, las inversiones y el sector inmobiliario. La empresa, que forma parte del grupo asegurador Grazer Wechselseitige, tiene ahora 900 empleados en 37 sedes y gestiona activos por valor de 24.700 millones de euros. El Grupo Bancario GRAWE se centra en la coherencia, la estabilidad y la seguridad en su trabajo. Esto incluye tanto la seguridad de las inversiones como la de los datos: El banco gestiona datos muy sensibles relacionados con la persona y el patrimonio de sus clientes. Por lo tanto, el Grupo Bancario GRAWE debe garantizar la adecuada confidencialidad de estos datos.

Para garantizar que los documentos impresos en las impresoras del banco no puedan ser vistos por personas no autorizadas, el Grupo Bancario GRAWE ha optado por la solución de gestión de la impresión Dispatcher Paragon, de su antiguo socio Konica Minolta: La gestión de la autenticación garantiza que los documentos solo se liberan en la impresora tras autenticarse previamente. Esto es especialmente importante porque algunas de las impresoras de la empresa están situadas en las salas de consulta públicas del banco. La solución también permite un control total de los trabajos de impresión y optimiza el consumo de materiales, como el papel y el tóner. Por ejemplo, el Grupo Bancario GRAWE ha utilizado la solución para definir reglas de impresión con el fin de reducir el consumo, por ejemplo, permitiendo solo la impresión a doble cara y en blanco y negro. Con Dispatcher Paragon, el Grupo Bancario GRAWE ha aumentado significativamente la seguridad de los datos confidenciales y al mismo tiempo ha introducido una solución a prueba de futuro para la gestión de la impresión.


Soluciones de impresión Konica Minolta para el Grupo Bancario GRAWE


GRAWE lleva utilizando impresoras de Konica Minolta desde 2005. Como parte de un proceso de cambio, el grupo bancario sustituyó sus impresoras por nuevas bizhub MFP (periféricos multifunción) de Konica Minolta. Parte del concurso era una solución para asegurar los trabajos de impresión, explica Armin Rettl, Jefe de Infraestructura IT del Grupo Bancario GRAWE: “Como banco, la seguridad es una prioridad absoluta para nosotros, y tenemos que proporcionar pruebas detalladas del camino que ha seguido la información. Como las impresoras de nuestras sucursales son de acceso público, tenemos que evitar que los documentos sean visibles libremente en la impresora.”
 

La solución ideal de hardware y software


Con el objetivo de encontrar la aplicación adecuada para las necesidades del Grupo Bancario GRAWE, Konica Minolta eligió Dispatcher Paragon como solución de gestión de la impresión. Como socio desde hace mucho tiempo, Konica Minolta conoce bien las necesidades de sus clientes y es consciente de la sensibilidad de los datos que el grupo bancario procesa e imprime a diario.

La implementación se llevó a cabo en el transcurso del reequipamiento del Grupo Bancario GRAWE con equipos multifunción de Konica Minolta: Los sistemas de impresión se entregaron inicialmente en marzo y abril de 2021: la empresa utiliza ahora 79 sistemas de impresión multifunción de la bizhub i-Series, incluidas 49 bizhub C300i y varias bizhub C650i. En mayo ya se había introducido el Despacho Paragon: “La entrega y la puesta en marcha fueron rápidas y sencillas. Poco después, realizamos una formación interna sobre el producto y empezamos a desplegar Dispatcher Paragon en todo el país. Desde el principio recibimos comentarios muy positivos sobre Dispatcher Paragon por parte de nuestros compañeros: Entendieron inmediatamente cómo utilizar la solución y reconocieron el valor añadido que la herramienta les ofrece en su trabajo diario”, dice Rettl.
 

Dispatcher Paragon crea mayor seguridad y transparencia en la impresión


Con Dispatcher Paragon, Konica Minolta ofrece una solución que proporciona diversas funciones para optimizar la impresión: Gracias a la gestión de usuarios directamente en la herramienta, el departamento de IT del Grupo Bancario GRAWE puede crear usuarios, que luego envían sus trabajos de impresión a un MFP. El proceso de impresión se inicia en el dispositivo solo tras la autenticación previa mediante tarjeta chip de la persona que emitió el trabajo de impresión. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan ver y recoger las impresiones.

El principio de follow-me-printing también permite una mayor flexibilidad: Los trabajos de impresión también pueden enviarse desde la oficina central a la oficina o sucursal. También es posible controlar las impresoras de otras sucursales del Grupo Bancario GRAWE. El trabajo de impresión solo puede iniciarse cuando el empleado está presente y después de autenticarse. Al mismo tiempo, Dispatcher Paragon también permite excepciones selectivas a esta regla, si es necesario, por ejemplo, para la impresión masiva o en el día a día de los asesores de clientes que deben imprimir mucho.

Además de la función de seguimiento de la impresión, que el Grupo Bancario GRAWE ha utilizado principalmente hasta ahora, Dispatcher Paragon también ofrece amplias funciones de informes y presupuestos. Esto ayuda a obtener transparencia sobre los costes de impresión de los respectivos equipos, departamentos o usuarios. Al mismo tiempo, ayuda a conseguir un uso más eficiente de las impresoras y los recursos, que es uno de los objetivos del Grupo Bancario GRAWE, nos dice Rettl: “Con la introducción de Dispatcher Paragon, también queremos reducir el consumo de material. Ya hemos visto un descenso en los pedidos de material de papel y tóner debido a un enfoque más consciente de la impresión. Queremos mejorar esto aún más en el futuro con los informes de Dispatcher Paragon y reducir nuestra huella medioambiental.”

Por ello, el Grupo Bancario GRAWE buscó una solución que permitiera imprimir según el principio de followme-printing, en el que los trabajos de impresión solo se ejecutan realmente cuando los usuarios se autentifican directamente en el dispositivo. “Como hace tiempo que estamos muy satisfechos con las impresoras Konica Minolta, era lógico que preguntáramos también a nuestro socio por la solución de software”, continúa Rettl.
 

Impresión a prueba de futuro con soluciones de Konica Minolta


La implementación de la solución está prevista hasta finales de 2021: “Mientras tanto, queremos utilizar aún más funciones de Dispatcher Paragon e integrarlas en nuestros flujos de trabajo”, dice Rettl. Y resume: “Dispatcher Paragon es todo y más de lo que esperábamos de una solución de gestión de la impresión con los estándares de seguridad más estrictos.

Gracias a la gestión de la autenticación, podemos evitar el acceso no autorizado a la información altamente sensible, eliminando las brechas de seguridad. Para nosotros, la solución ya se ha convertido en un módulo vital para una impresión segura y preparada para el futuro. Con Konica Minolta, tenemos a nuestro lado al socio adecuado, con el que mantenemos una relación de confianza de igual a igual.”

El reto

El reto
  • Garantizar que los documentos sensibles no puedan verse en las impresoras de acceso público de las sucursales bancarias
  • Mayor control sobre los trabajos de impresión y los recursos necesarios

La solución

La solución
  • Solución de gestión de impresión Dispatcher Paragon de Konica Minolta:
    • Gestión de usuarios, gestión de autenticación e impresión Follow-Me: Creación sencilla de usuarios en la herramienta para asignar trabajos de impresión. La impresora solo inicia el trabajo después de que la persona que lo emitió se haya autenticado en el dispositivo.
    • Gestión eficaz de los costes mediante la elaboración de informes exhaustivos y el resumen de costes directamente en la herramienta.

Las ventajas

Las ventajas
  • Aumento significativo de la seguridad
  • Reducción inicial de los materiales utilizados para la impresión