Impulsando la transformación digital con procesos optimizados de impresión

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Impulsando la transformación digital con procesos optimizados de impresión

Impulsando la transformación digital con procesos optimizados de impresión

Arquia Banca fue fundada en 1983 para cubrir las necesidades financieras de los arquitectos, pero a lo largo de los años ha evolucionado y extendido su modelo de negocio para incluir a otros grupos profesionales, como abogados, ingenieros, economistas y médicos. Dicho en pocas palabras, Arquia Banca es una institución financiera profesional que se fundó para cubrir las específicas necesidades crediticias y ahorradoras de los profesionales, los trabajadores por cuenta propia y las empresas. Arquia Banca ofrece varios tipos de servicios financieros para profesionales que incluyen servicios bancarios tanto al por menor como de inversión, basándose en la cercanía y la proximidad personal. La sede social de la empresa está en Madrid y su oficina principal está en Barcelona. También tiene 39 sucursales ubicadas en toda España y un equipo de más de 250 empleados.


Cuando la banca se hace digital


Una de las claves del éxito de Arquia Banca es su filosofía basada en la proximidad que ofrece a sus clientes, permitiéndoles entrar en el banco y sentirse cómodos. Además, “intentamos hacer productos cuanto más competitivos mejor porque claramente es un negocio bancario que tiene que dar resultados. Cuando los potenciales clientes llegan a conocernos, acaban contratando nuestros servicios porque el soporte que les damos es altamente personalizado. Durante esta nueva fase, en la que estamos integrando la digitalización en la compañía, nuestro objetivo es asegurarnos de que nuestros clientes no necesitan venir físicamente a la oficina a realizar transacciones, sino más bien buscar formas de ofrecer experiencias digitales a los usuarios”, dice Càndid Andreu Miralles, Director de Tecnología, Operaciones y Organización de Arquia Banca.


Solución de impresión eficiente y ahorrativa


Jaume Esteve, Director de IT en Arquia Banca, dice: “Dada nuestra expansión y adaptación a las necesidades del mercado, teníamos que dar un paso adelante en nuestro servicio adoptando tecnología que ahorrara costes y optimizara la impresión. Los empleados tenían acceso a los equipos de impresión, y sabíamos que estábamos gastando demasiado en este concepto, por lo que necesitábamos una tecnología que pudiéramos usar para analizar la situación y nos llevara como consecuencia al desarrollo de un proyecto para optimizar los costes de impresión. Lo más importante es medir para poder evaluar y actuar, y Konica Minolta nos está proporcionando el sistema para entender lo que se está imprimiendo, y eso ofrece un control personal de las impresiones”.


Con el fin de optimizar la impresión en la empresa, Arquia Banca ha invertido en YSoft SafeQ 6 de Konica Minolta con el objetivo de unificar su oficina principal y las sucursales mediante un sistema centralizado. “Implementando YSoft SafeQ 6, que es un software de contabilidad de impresión, hemos sido capaces de optimizar la impresión. Nos ha hecho darnos cuenta de que realmente necesitábamos mejorar nuestros procesos”, dice Jaume Esteve.

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YSoft SafeQ 6 de Konica Minolta ha supuesto un cambio de mentalidad en la empresa. Antes, Arquia Banca tenía impresoras ubicadas por toda la oficina, en cada estación de trabajo, con aproximadamente una impresora por empleado. El proyecto en sí mismo permitió a la compañía ser más eficiente con el número de máquinas y por tanto más efectivo, con un modelo más bajo demanda, con el que la empresa pudiera controlar quién está imprimiendo y cuánto se está gastando.


El software también genera alertas y las envía a Konica Minolta, que entonces comprueba para ver si el dispositivo requiere algún tipo de mantenimiento, dado que en cualquier caso es una máquina que no puede dejar de funcionar. Por tanto, Konica Minolta ayuda a asegurar que las métricas de información siguen en movimiento.


“Hemos estado usando la solución de Konica Minolta durante casi seis meses y estamos muy contentos con ella, porque nos permite controlar el gasto en impresiones mediante una monitorización centralizada de las impresiones. Al fin y al cabo, no es un proceso interno bancario clave, pero tenemos que mantenerlo bajo control, porque si se hace incorrectamente, podríamos causar muchos problemas”, dice Càndid Andreu Miralles.


Además de introducir YSoft SafeQ 6, el banco también ha seleccionado la impresora multifuncional color A3 bizhub C308, la impresora multifuncional color A4 bizhub C3351, la impresora blanco y negro A4 de alta capacidad bizhub 4702P y el software de monitorización remota PrintFleet.


Proyectos adicionales para aumentar la eficiencia


Arquia Banca además ha lanzado nuevos e innovadores proyectos tecnológicos, entre los que destaca el proyecto Smart Print que se propone unificar su parque de impresión: “Actualmente tenemos en marcha varios proyectos, muchos de los cuales están ligados a mejorar la eficiencia, con el objetivo de asegurar que la compañía no solo gasta menos, sino mejor. Estamos observando todos los gastos que afectan a nuestro balancee, pero de los que podemos obtener valor”, dice Càndid Andreu Miralles.


Además del proyecto Smart Print, “estamos implementando una herramienta de recibos, una gestión de recibos de gastos y una solución de contabilidad, y estamos viendo si combinarla con Konica Minolta, con el proceso de lectura de recibos desde impresoras multifuncionales. Cualquier colaboración que podamos poner en marcha con otros servicios o procesos que nos lleven a la digitalización será bienvenida.”


Bien preparados para la digitalización con Konica Minolta


Incorporar varias soluciones de Konica Minolta ha abierto nuevos horizontes para Arquia Banca en el área de la digitalización, permitiendo al banco atraer nuevos clientes y fomentar la fidelidad entre sus clientes existentes mediante la optimización de la comunicación y los procesos digitales, provocando un importante ajuste y asegurándose de que la empresa se ve desde una nueva perspectiva.


Mirando hacia el futuro, Càndid Andreu Miralles dijo: “Somos una compañía ambiciosa en lo que se refiere al crecimiento, acabamos de abrir una oficina de representación en Portugal y estamos preparados para entrar en acuerdos con todo tipo de socios de sectores con los que podamos colaborar de alguna manera. El crecimiento es constante y no podemos olvidar lo que ocurrió hace 10 o 15 años cuando las empresas crecieron mucho, así que tenemos que crecer de forma inteligente.”


El reto

El reto
  • Viendo la expansión y necesidades del mercado actual, Arquia Banca buscaba una solución de impresión optimizada y ahorro de costes con funciones de contabilidad porque la compañía gastaba demasiado en impresiones

La solución

La solución
  • YSoft SafeQ 6:
    • Acceso a toda la información local, la oficina central y las sucursales ya que el software conecta todas las MFPs al directorio corporativo
  • Varios dispositivos multifuncionales:
    • MFP color A3 bizhub C308
    • MFP color A4 bizhub C3351
    • MFP blanco y negro A4 de alta capacidad bizhub 4702P
  • Software PrintFleet
    • Sistema de monitorización remota para capturar, almacenar y analizar datos de impresión


Las ventajas

Las ventajas
  • Impresión optimizada en la empresa con una monitorización centralizada de la impresión
  • Costes de impresión, copia y escaneado reducidos
  • Unificación de la oficina central y las sucursales mediante un sistema centralizado
  • Mejora de los flujos de trabajo mediante el uso eficiente de las MFPs
  • Atracción de nuevos clientes y fomento de la fidelidad en clientes existentes al optimizar la comunicación y los procesos digitales

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