Una gestión inteligente de la impresión ayuda a A1 a ahorrar costes y simplificar procesos

Con más de 24 millones de clientes en ocho países, el Grupo Telekom Austria es el proveedor líder de servicios de telecomunicaciones en Europa Central y Oriental. A1 es la mayor empresa del Grupo, con casi dos tercios de la facturación total. Como líder del mercado en Austria, A1 es el único operador que ofrece a sus 3,3 millones de clientes paquetes de productos que incluyen línea fija, comunicación móvil, Internet y TV. En consecuencia, el volumen de comunicación interna entre los 8.500 empleados es significativo, teniendo el papel todavía gran importancia. Usando una solución de impresión gestionada de Konica Minolta, A1 pudo consolidar todo sus sistema de impresión y simplificar sus procesos.

   
Gestión moderna de la impresión – La estrategia

La cuestión de cómo ahorrar costes en la impresión no es un tema nuevo para A1. “Decir ‘solo imprimiré esta página’ no parece mucho, pero si cientos de empleados hacen eso todos los días, eso supone unos costes significativos a lo largo del año. Un paso en la dirección correcta es reducir el número de impresoras en el lugar de trabajo y crear estaciones centrales de impresión, con el fin de ahorrar costes también en un servicio continuo. Los potentes dispositivos A3 solo justifican la inversión una vez alcanzas cierto volumen de impresión”, señala Hermann Juricka, CEO de Planificación y Preparación del Entorno de Trabajo. Un paso importante para alcanzar este objetivo fue la instalación de un sistema de gestión de la impresión bien diseñado, basado en hardware y software inteligentes de Konica Minolta.
 

Los retos técnicos

A1 utiliza 267 sistemas flexibles de impresión, tales como los sistemas multifuncionales A3 color bizhub C364e/C368 y los sistemas multifuncionales blanco y negro bizhub 283/284e. El software de gestión de impresión empleado en toda la empresa es la solución de contabilidad SafeQ, que lleva a cabo el control de costes y la facturación de cada trabajo de impresión. Además, el software puede utilizarse para controlar el acceso seguro a los documentos. Los empleados pueden utilizar sus tarjetas de acceso normales para autenticarse en el sistema de immpresión, lo que significa que pueden recoger sus impresiones o escaneos de forma rápida y, sobre todo, segura. Los dispositivos individuales también se equiparon con Autostore para los flujos de trabajo de escaneo y el software SiteAudit puede utilizarse para controlar la gestión central de la flota.
 

Convencer a los empleados con la información correcta

Con el fin de convencer a los empleados de que renunciaran a las impresoras en el lugar de trabajo y probaran el sistema de Konica Minolta en el uso real, se implementó inicialmente un proyecto piloto. Esto posibilitó el crear valores de referencia aumentando simultáneamente la motivación de los empleados mediante experiencias positivas. Solo un análisis realista de la situación actual puede servir como base de mejora. Con el fin de dar soporte a la introducción de la gestión de impresión desde el principio, los directores de A1 así como los representantes de la plantilla y los coordinadores regionales de IT fueron informados de las ventajas y funciones de la gestión inteligente de datos.

Los números hablan por sí mismos: Mientras se usaban impresoras individuales en el lugar de trabajo, algunos dispositivos solo tenían un volumen mensual de impresión de 20 páginas. Sin embargo, los costes de servicio técnico y electricidad normales se les aplicaban sin importar el número de páginas impresas. Operar tales dispositivos es ineficiente.

La solución de gestión de impresión ahora da soporte a A1 para mantener una visión global de cuántos documentos se necesitan y se imprimen en cuántos dispositivos. Eso hace posible investigar y optimizar el consumo de electricidad y tóner así como los intervalos de servicio para cada impresora. Este cambio es mucho más representativo de los valores de empresa de A1: Mayor conectividad, mayor eficiencia, mayor seguridad y menores costes.
 

23% de ahorro en costes de impresión

Gracias al sistema de gestión de impresión de Konica Minolta, A1 pudo recortar casi 2.000 impresoras. Los trabajos de impresión que se envían por error o ya no son necesarios pueden eliminarse de forma rápida y fácil. Solo esta función supuso ahorros de un 23% en costes de impresión. También permitió a la compañía reducir el desperdicio de papel y los costes de eliminación, y evaluar realistamente los costes, a menudo subestimados, del funcionamiento en espera y el mantenimiento.

Otra característica importante es la función de petición automática de tóner. Ayuda a ahorrar tiempo en el trabajo diario, ya que pueden planificarse y coordinarse mucho más eficientemente los intervalos de servicio.
 

El camino hacia el futuro

“No creo en ya no utilizar papel en las oficinas como objetivo a corto plazo, sino más bien en optimizar los procesos existentes”, es como Andreas Svirak-Raffl explica el camino hacia el futuro. Cuando aumentan los requisitos de flujos de trabajo internos, hay que redefinir los procesos. Eso no se limitará en el futuro a los servicios de impresión. “Los procesos y las especificaciones deben cambiar, pero las provisiones estatutarias pueden resultar ser un obstáculo en algunos casos”, dice Andreas Svirak-Raffl.

El futuro señala hacia un sistema de gestión documental a nivel departamental, con áreas especialistas internas como fuerzas impulsoras: Departamentos tales como Recursos Humanos concretamente necesitan escanear un gran número de registros. Se necesita un sistema de archivado, porque estos documentos también se almacenan en los datos maestros de SAP. Un sistema de gestión documental ayuda a mantener una visión global.
 

El socio adecuado

Con el fin de garantizar la exitosa implementación de las nuevas estrategias, A1 necesitaba un socio fiable como Konica Minolta.

“La buena cooperación con el equipo de Konica Minolta y su soporte fueron factores significativos para el éxito. Siempre pudimos confiar en las promesas hechas y se aseguró un cumplimiento de plazos”, resume Hermann Juricka.