AFI ESCA, Francia

AFI ESCA

AFI ESCA, Francia

AFI ESCA, Francia

Optimización y seguridad en la gestión, mejor calidad de servicio y tiempos de proceso más cortos


Especializada en ahorros y seguros durante más de 90 años, AFI ESCA es una empresa pionera del sector con casi un siglo de experiencia. Miembro del Grupo Burrus, AFI ESCA es una compañía aseguradora para el sector privado, cuyo portfolio se centra en tres familias de productos: seguros de préstamos, seguros de vida y seguros de decesos. Esta dinámica empresa con la vista puesta en Europa reporta unos ingresos de 173 millones de euros y emplea a 280 personas que trabajan en su sede en Estrasburgo, sus oficinas de Lille y sucursales locales en todas las regiones. En 2011, el volumen de documentos gestionado por la oficina de Lille (con casi cien empleados) había alcanzado proporciones enormes y consumidoras de tiempo: los registros de las pólizas y las reclamaciones de seguros podían ocupar docenas de páginas. AFI ESCA por tanto intentó acelerar y securizar la transferencia interdepartamental de información. Para hacerlo, la dirección del grupo decidió adoptar una solución electrónica de gestión documental que automatizara los flujos de trabajo y digitalizara sus voluminosos archivos.


Acceso instantáneo a 4 millones de páginas digitalizadas

AFI ESCA optó por Numerial, que recomendó la integración del sistema de gestión de contenido OnBase. En conjunto, entre ficheros entrantes y gestionar registros de archivo, el equipo ahora tiene acceso instantáneo a más de 4 millones de páginas digitalizadas.


El despliegue de este proyecto fue un éxito, gracias a la implementación de un proceso de cambio que incluia la presentación de los conceptos de DMS, validación iterativa de especificaciones, organización de formación y talleres, soporte postproducción, etc.


Incremento de 40% en productividad en la primera semana

Gracias a OnBase, se han digitalizado más de 150.000 ficheros, docenas de departamentos se han movilizado y se ha reportado un incremento del 40% en productividad desde la primera semana de producción. En vista del éxito de este primer proyecto, junto con Numerial y OnBase, AFI ESCA ha desplegado ahora un sistema de iniciación al gasto con validación de flujos de trabajo con el fin de unir la gestión de los pedidos procesados por los equipos dentro de la compañía.


El reto

  • Solución descentralizada y rentable en la nube para una carga de trabajo virtual con todas las ventajas del hardware local, que pueda situarse en cualquier punto del mundo


La solución

  • Integración de un sistema de gestión de contenidos OnBase y Kofax para automatizar flujos de trabajo y digitalizar archivos voluminosos


Las ventajas

  • Mejora de la seguridad y la confidencialidad de la información médica
  • Reducción del espacio de almacenamiento y los costes asociados
  • Ahorro de tiempo en todos los niveles (para tareas de archivo, búsquedas de documentos activos y archivados, compartición y procesado de información)
  • Gran incremento de la productividad, es decir, el número de ofertas procesadas en menos de 24 horas
  • Posibilidad de acceso simultáneo a los documentos


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La cooperación entre AFI ESCA y Numerial fue excepcional gracias a la eficiencia y efectividad generadas por su constante comunicación. Hoy día, aparte de reducir el espacio de almacenamiento y los sobrecostes, vemos una significativa mejora en la seguridad de nuestros datos y documentos. Además, todos los ficheros pueden accederse por todos los usuarios al mismo tiempo, permitiéndonos aumentar la productividad con casos que se procesan en menos de 24 horas gracias a KOFAX y OnBase. Ahora, con OnBase, se procesan todos los tipos de datos, incluso los de casos especiales, gracias a altamente avanzado flujo de trabajo de la solución OnBase.

Sébastien Hanot

Director de Organización y Métodos, AFI ESCA