La gestión del incesante flujo de datos recibidos se considera en la actualidad parte integrante de un negocio moderno.
La bandeja de entrada se ha establecido desde hace mucho tiempo como un punto de partida tanto simbólico como literal para las tareas administrativas.
Es muy importante diseñar el buzón de entrada con una eficiencia inteligente que permita organizar las entradas digitales y físicas, y así impulsar la productividad de su empresa.
Además Konica Minolta pone a su disposición su portfolio de productos de hardware, software y soluciones de IT con unas condiciones sin precedentes.
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El gran reto de todas las empresas: gestionar el correo entrante
La solución a la saturación del correo entrante
El proceso de Digital Mailroom
RECIBIR
Toda la información recibida tanto física como electrónica se clasifica en un único proceso.
CAPTURAR
Los documentos físicos se digitalizan y se clasifican utilizando nuestras herramientas inteligentes de software.
GUARDAR
Los documentos se guardan de forma segura en nuestro CPD o en el CPD del cliente. Los documentos en papel se archivan hasta que por ley se puedan destruir de forma certificada.
PROCESAR
El jefe de operaciones recibe información detallada de las operaciones a través de nuestro panel de control o mediante informes periódicos.
INFORMAR
La generación automática de correspondencia proporciona flujos de comunicación más fluidos y sencillos con sus clientes.
Con la solución de gestión de documentos para todos los tipos de correo: Mailroom Digital podrá gestionar el correo electrónico y el correo entrante físico. Y le permitirá hacer frente al torrente de datos que llega a sus buzones.
Mailroom Digital será capaz de introducir toda su información en el sistema de forma rápida y precisa, ahorrando mucho tiempo y evitando errores y pérdidas. Y además ahorrando costes.
¿Por qué necesita gestionar su correo de manera eficiente y segura?
La alta tasa de error de los buzones físicos y sus posibles consecuencias negativas para toda la empresa hacen que la digitalización sea aún más atractiva.
30%
de empresas del Reino Unido afirma que la gestión incorrecta de su correo afecta negativamente a su rendimiento o su reputación.
39%
afirma que la gestión incorrecta de su correo afecta negativamente a la atención que presta a sus clientes.
Digital Mailroom: Controlando la inundación de mensajes
Gestionar una marea incesante de datos entrantes es un reto creciente para las empresas. Estas deben encontrar la forma de controlar el flujo de los documentos tanto en papel como digitales. El buzón de correo entrante ha de diseñarse de forma que ayude a organizar las entradas basadas tanto en digital como en papel y a aumentar la productividad. Al mismo tiempo, las legislaciones de protección de datos cada vez más rigurosas implican que el sistema de correo utilizado ha de cumplir con ellas. Las soluciones de sala de correo digital pueden ofrecer ventajas significativas en ambos aspectos, liberando a la vez a los empleados de las tareas administrativas repetitivas.
¿Cómo puede ahorrar tiempo en la gestión de sus documentos y aumentar la capacidad de respuesta ante sus clientes?
El Mailroom Digital agiliza el tiempo de reacción y procesado. Las facturas, ofertas y albaranes estarán centralizados, disponibles y accesibles en todo momento y lugar para todos los empleados con permiso para ello. Este procedimiento aumenta la capacidad de respuesta y permite liberar una considerable cantidad de tiempo que se puede dedicar a la realización de tareas críticas.
¡Y no se olvide de cumplir con la normativa vigente!
El Mailroom Digital garantiza el cumplimiento a todos los niveles pues todos los procesos vinculados al sistema (captura digital, distribución automática y procesado) se monitorizan con transparencia, permitiendo su trazabilidad. Así se generan archivos auditables que cumplen con la normativa.
Nuestros clientes ya lo usan:
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“La solución de Konica Minolta para el Mailroom Digital es perfecta: Todos los documentos entrantes se archivan en formato digital de inmediato, reduciendo así el número de copias realizadas por los empleados.”
Elke Franz
Responsable Adjunta de Operaciones, Stadtreinigung Leipzig
Konica Minolta forma parte del Plan Acelera Pyme puesto en marcha por el Gobierno de España, y pone a disposición de las pymes y autónomos soluciones tecnológicas orientadas a mantener su actividad y avanzar en procesos de transformación digital, con especial atención, a soluciones de productividad y del trabajo a distancia para atenuar el impacto de la crisis causada por el COVID-19.
