En 2018, el CSEEE quería implementar una solución proporcionada por un único proveedor para gestionar su sistema de información que asegurara el intercambio suave y la seguridad de los datos. Las especificaciones incluían automatización de oficina, infraestructura IT y gestión documental. Gracias a Workplace Hub, CSEEE ahora puede presumir de tener una oficina automatizada y una arquitectura IT completamente integradas, que proporcionan altas velocidades de procesamiento y acceso seguro a los datos.
En 2018, el CSEEE quería implementar una solución proporcionada por un único proveedor para gestionar su sistema de información que asegurara el intercambio suave y la seguridad de los datos. Las especificaciones constaban de tres partes:
Gracias al Workplace Hub de Konica Minolta, el CSEEE ahora puede presumir de tener una oficina automatizada y una arquitectura IT completamente integradas, que proporciona altas velocidades de procesamiento y acceso seguro a los datos.
“Teníamos esta preconcepción de un operador definido por una cultura de automatización de oficina, pero nos sorprendimos gratamente al encontrar un equipo multidisciplinar liderado por un jefe de proyecto muy dedicado. La fase preventa se hizo con una profundidad extrema. Los consultores que se nos asignaron estaban muy interesados por conocernos bien y acertaron de lleno con sus evaluaciones.”
Xavier Hornung
Director del CSEEE
La robustez de la nueva arquitectura se puso rápidamente a prueba en la vida real y en su totalidad con la crisis sanitaria del COVID-19 y las medidas de confinamiento resultantes. En dos días, todo el equipo del CSEEE había hecho una transición exitosa hacia el trabajo desde casa, con la capacidad de intercambiar información y acceder de forma remota a los ficheros.
“La plataforma nos da la capacidad de gestionar todo nuestro sistema de información desde un único punto. Y gracias a los servicios gestionados, los problemas de administración y mantenimiento los manejan de forma remota los equipos de Konica Minolta. Nuestro siguiente proyecto es extender el uso del sistema de gestión documental electrónica para que incluya a nuestros miembros y así podamos reducir el uso del correo electrónico. Nuestro segundo proyecto será convertirnos totalmente a estaciones de trabajo virtuales, lo que no solo nos permitirá acceder a nuestros ficheros archivados cuando trabajemos de forma remota, sino también a nuestros escritorios.”
Las conversaciones culminaron en 2019 con la implementación de la plataforma Workplace Hub de Konica Minolta en el CSEEE. La arquitectura está basada en un único servidor que gestiona y hace copia de seguridad de los datos provenientes de los sistemas IT y los equipos de automatización de oficina, y maneja la interacción entre los dispositivos y las personas. La gestión documental está proporcionada por la solución KOMI Doc de Konica Minolta. Se ha instalado Office 365 en todas las estaciones de trabajo, lo que da al equipo un acceso fácil y seguro a las últimas versiones del software de escritorio de Microsoft, así como aplicaciones de colaboración como Exchange o SharePoint.