Equitrac PrintLog Pro - Ventajas
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Ventajas
Según Gartner e IDC, analistas de negocios, se puede conseguir un ahorro de costes de de impresión en aproximadamente un 10% utilizando sistemas de control de costes.
Se pueden conseguir ahorros adicionales incrementando la eficiencia en el uso de los dispositivos de impresión. Esto se puede realizar redireccionando el volumen de impresión de dispositivos caros a sistemas de impresión de red más baratos y/o además se utilizan de manera más eficiente.
Además de tener equipos y programas disponibles que controlen los procesos de copiado y de impresión así como el coste - es posible añadir funciones de y caracterísitcas las cuales no están directamente relacionadas con la contabilidad pero son útiles y proporcionan beneficios adicionales al usuario.
Optimización de los costes de impresión
Es posible aplicar reglas a la utilización de ciertos dispositivos. Una regla, por ejemplo, podría ser por razones de costes que los trabajos con más de 5 páginas o múltiples copias no se permita la impresión en la impresora de sobremesa. Otras reglas pueden estar relacionadas con el tamaño del archivo para la optimización del tráfico de red, limitaciones en el uso de ciertos dispositivos por razones de costes (p.e. usar dispositivos de color). Si el usuario intenta utilizar una impresora que no está asignada a tal tarea, un mensaje aparece informando al usuario que imprima el trabajo en la impresora apropiada.
También es posible verificar si la impresora dispone de funciones y características completas necesarias para el trabajo para informar al usuario si hay una incompatibilidad y sugerirle la impresora adecuada.
Es posible mover trabajos desde impresoras sobrecargadas o mover trabajos a impresoras libres para optimizar el uso de cada impresora.
Control de impresión "sígueme"
Cada trabajo de impresión se pueden enviar a terminales conectados a las copiadoras (y/o impresoras) en las cuales los usuarios pueden seleccionar un código de identificación o insertar una tarjeta para recoger el documento impreso. En el terminal aparecerá una ventana de diálogo para seleccionar el trabajo que se quiere imprimir. Con este método el usuario puede enviar su trabajo de impresión al servidor y posteriormente tenerlo impreso en la impresora más cercana. Los usuarios pueden dejar el trabajo de impresión en el servidor para reimprimirlo más veces.
Este tipo de control de impresión "sígueme" es posible dentro de la red local. Algunos sistemas sin embargo, soportan extraer el trabajo del servidor incluso a través de una WAN o de Internet.
Existe no obstante la limitación de que las impresoras deben disponer de características y funciones similares para que los resultados de los trabajos de impresión sean los mismos en cada dispositivo.
Impresión Segura
Otra aplicación es la impresión segura. Permite la impresión de los doscumentos al usuario si previamente se ha identificado en el terminal. Por razones de seguridad los datos de impresión se encriptan en el ordenador y serán decodificados en el mismo momento de la impresión. Los diferentes sistemas de contabilidad varian unos de otros por la hora y el lugar de la decodificación. Algunos sistemas permiten al terminal del dispositivo hacer la encriptación. Con otros sistemas la decodificación se realiza en el servidor en el momento de la impresión.
Otra función de seguridad que también se puede implementar permite guardar documentos y lanzar la impresión unicamente al usuario autorizado e identificado. También se puede disponer de un registro de cuando y donde se imprimió el documento.